Accounts খুলে অ্যাকাউন্টের নামে ক্লিক করুন (অথবা লাইনের শেষে স্টেটমেন্টের চিহ্নে)। স্টেটমেন্টে ওই অ্যাকাউন্টের প্রতিটা টাকা আসা, টাকা যাওয়া আর ট্রান্সফার থাকে, পুরনোটা আগে, আর প্রতি লাইনের পর কত টাকা রইল সেটা লেখা থাকে।
কোথায় পাবেন
Admin › ERP › Accounts Department › Accounts (হিসাব বিভাগ › অ্যাকাউন্ট) › একটা অ্যাকাউন্টে ক্লিক।
Finance overview-এ কোনো অ্যাকাউন্টে ক্লিক করেও খোলা যায়। দোকানের মালিক (Super Admin) সব অ্যাকাউন্টের স্টেটমেন্ট দেখেন।
ধাপে ধাপে
- Accounts-এ যান।
- অ্যাকাউন্টের নামে ক্লিক করুন, যেমন "দোকানের ক্যাশ"।
- পেজটা This month (এই মাস) দিয়ে খোলে। অন্য সময় দেখতে তারিখ বেছে নিন: Today, Yesterday, গত ৭, ১৪, ২৮ বা ৩০ দিন, This week, Last week, Last month, Lifetime বা Custom।
- টেবিলটা উপর থেকে নিচে পড়ুন:
- Balance at the start: সময়টা শুরুর দিন অ্যাকাউন্টে কত টাকা ছিল।
- প্রতিটা এন্ট্রির একটা লাইন, সাথে In, Out আর তারপরের Balance।
- Balance at the end: সময় শেষে কত টাকা রইল।
- কোনো লাইনের নিচে receipt চাপলে সাথে রাখা বিল বা ছবি দেখা যায়।
কীভাবে কাজ করে
হিসাব শুরু হয় অ্যাকাউন্টের শুরুর ব্যালান্স থেকে। প্রতিটা টাকা আসা যোগ হয়, প্রতিটা টাকা যাওয়া বাদ যায়, আর ট্রান্সফার এক অ্যাকাউন্ট থেকে আরেকটায় টাকা সরায়।
উদাহরণ: "দোকানের ক্যাশ" শুরু হয়েছিল ৳৫,০০০ দিয়ে। ৩ নভেম্বর একজন কাস্টমারের কাছ থেকে ৳২,০০০ এল, ৪ নভেম্বর প্যাকেজিংয়ে ৳১,৫০০ গেল। স্টেটমেন্টে প্রথম লাইনের পর ৳৭,০০০ আর দ্বিতীয় লাইনের পর ৳৫,৫০০ দেখাবে।
টাকা সরানো হলে, যে অ্যাকাউন্ট থেকে টাকা গেছে সেখানে "Money moved to …" আর যেখানে এসেছে সেখানে "Money moved from …" লেখা থাকে।
কিছু লাইন দেখায়, কিন্তু ব্যালান্স বদলায় না: তাদের In আর Out ফাঁকা থাকে।
- যে হ্যান্ড-ওভার এখনো কনফার্ম হয়নি, তার পাশে "waiting for … to confirm" লেখা থাকে। ফিরিয়ে দেওয়া হলে কারণসহ "refused" লেখা থাকে।
- অ্যাকাউন্টের শুরুর তারিখের (As of) আগের লাইন ইতিহাস হিসেবে থাকে। শুরুর ব্যালান্সেই সেটা ধরা আছে।
Steadfast-এর যে পেআউট নিজে থেকে ক্যাশবুকে বসেছে, তার পাশে Steadfast payout লেখা থাকে।
জেনে রাখুন
- উপরের লাইনে সবসময় এখনকার ব্যালান্স দেখায়, যে তারিখই বাছুন।
- উপরের Money in, Money out আর Money transfer (মানি ট্রান্সফার) বাটন দিয়ে সরাসরি এই অ্যাকাউন্টে এন্ট্রি দেওয়া যায়। এগুলো শুধু চালু অ্যাকাউন্টে আর যারা টাকা লিখতে পারে তাদের দেখায়।
- লুকানো অ্যাকাউন্টও খোলে, তাই পুরনো হিসাব কখনো হারায় না।
- স্প্রেডশিট চাইলে স্টেটমেন্টেই Export CSV চাপুন। বাছাই করা তারিখের এই অ্যাকাউন্টের এন্ট্রিগুলো ডাউনলোড হবে।
- ব্যালান্স শূন্যের নিচে গেলে লাল দেখায়। সাধারণত কোনো এন্ট্রি ভুল অ্যাকাউন্টে গেছে, বা শুরুর ব্যালান্স দেওয়া হয়নি।
সাধারণ সমস্যা
- "No entries in these dates." লেখা আসছে। লম্বা সময় বেছে নিন, যেমন Last month বা Lifetime।
- স্টেটমেন্ট আর ব্যাংকের হিসাব মিলছে না। বাদ পড়া এন্ট্রি বা ভুল অ্যাকাউন্টে যাওয়া ট্রান্সফার খুঁজুন, তারপর Cashbook থেকে ঠিক করুন।