Need approval (অনুমোদন দরকার) খুলুন, New entries-এ এন্ট্রিটা খুঁজে নিন, তারপর গোনার জন্য Approve বা কখনো না গোনার জন্য Refuse চাপুন। সিদ্ধান্ত দিতে পারেন শুধু Super Admin।
কোথায় পাবেন
Admin › ERP › Accounts Department › Need approval (হিসাব বিভাগ › অনুমোদন দরকার)। লিংকের পাশের সংখ্যা আর CEO ড্যাশবোর্ডের "… entries need your approval" লাইন বলে কয়টা অপেক্ষায় আছে।
স্টাফও একই পেজ দেখেন, তবে শুধু নিজের অপেক্ষমাণ এন্ট্রি, কোনো বোতাম ছাড়া।
ধাপে ধাপে
- Need approval খুলুন। প্রথমে Waiting (অপেক্ষায়) ট্যাব খোলে।
- নিচে New entries (নতুন এন্ট্রি) অংশে যান। শিরোনামের পাশের সংখ্যা বলে কয়টা অপেক্ষায়।
- এন্ট্রির উপরের লাইনে দেখুন ধরন (Money in, Money out, Transfer বা Supplier bill), টাকার অঙ্ক আর তারিখ।
- তার নিচে থাকে অ্যাকাউন্ট (ট্রান্সফার হলে কোন অ্যাকাউন্ট থেকে কোনটায়), ক্যাটাগরি বা সাপ্লায়ার, আর নোট। বিল হলে সাপ্লায়ার, মাল আর বিল নম্বর।
- Entered by-এ দেখুন কে লিখেছেন আর কখন সেভ করেছেন।
- চাইলে ওই মানুষটার জন্য একটা নোট লিখুন (২৫৫ অক্ষর পর্যন্ত)।
- Approve (অনুমোদন দিন) চাপুন। দেখাবে "Approved — the entry counts from now."
- অথবা Refuse (বাতিল করুন) চেপে নিশ্চিত করুন। দেখাবে "Refused — the entry does not count."
উদাহরণ: রংধনু ফ্যাশনের অফিসের স্টাফ Office cash থেকে "কুরিয়ারের ছেলে" বাবদ ৳১,৫০০ টাকা যাওয়া লিখলেন। মালিক ক্যাশবুকে রসিদটা দেখে অনুমোদন দিলেন। তখন থেকেই Office cash ৳১,৫০০ কমে গেল।
জেনে রাখুন
- অনুমোদিত এন্ট্রি তখন থেকে ব্যালান্স, মোট, রিপোর্ট আর সাপ্লায়ারের পাওনায় গোনা হয়।
- বাতিল এন্ট্রি ক্যাশবুকে লাল refused চিহ্ন আর "does not count" লেখাসহ থেকে যায়। চিহ্নের উপর মাউস রাখলে আপনার নোট দেখা যায়।
- সিদ্ধান্ত দেওয়ার পর নতুন এন্ট্রি পেজ থেকে সরে যায়। Decided ট্যাবে থাকে শুধু পরিবর্তন আর মোছার অনুরোধ।
- স্টাফ আপনার নিজের অ্যাকাউন্টে (যেটা আর কেউ দেখাশোনা করে না, যেমন CEO Cash) টাকা পাঠালে, অনুমোদন দিলেই টাকা পৌঁছানোও নিশ্চিত হয়ে যায়। অন্য কারো দেখাশোনার অ্যাকাউন্টে পাঠানো টাকা এরপরও তার নিশ্চিত করার অপেক্ষায় থাকে।
- আপনার নিজের এন্ট্রি কখনো এখানে অপেক্ষা করে না।
- আগে থেকে গোনা হচ্ছে এমন এন্ট্রির বদল বা মোছা একই পেজের Changes & deletes অংশে আসে। দেখুন টাকার হিসাবের পরিবর্তন কীভাবে অনুমোদন বা বাতিল করব?
সাধারণ সমস্যা
- Approve বা Refuse বোতাম নেই। আপনি স্টাফ হিসেবে ঢুকেছেন। সিদ্ধান্ত দেন শুধু Super Admin; কোনো টিক দিয়ে অন্যদের এই বোতাম খোলা যায় না।
- ভুল করে বাতিল করে ফেলেছি। বাতিল এন্ট্রি আর অনুমোদন দেওয়া যায় না। ওই মানুষটাকে আবার এন্ট্রি দিতে বলুন, তারপর নতুনটা অনুমোদন দিন।
আরও পড়ুন
আরও সাহায্য লাগবে?
আমাদের ফেসবুক গ্রুপে জিজ্ঞেস করুন — টিম আর অন্য দোকান মালিকরা সেখানে উত্তর দেন।
গ্রুপে জিজ্ঞেস করুন →