টাকা আসা, টাকা যাওয়া আর ট্রান্সফার কীভাবে লিখব?

Cashbook খুলে Money out, Money in বা Money transfer (মানি ট্রান্সফার) চাপুন। টাকার পরিমাণ, তারিখ, অ্যাকাউন্ট আর টাকাটা কীসের জন্য সেটা দিন, তারপর Save চাপুন। Super Admin-এর এন্ট্রিতে ব্যালান্স সাথে সাথে বদলায়; অন্য কারো এন্ট্রি গোনা হয় Super Admin Need approval-এ অনুমোদন দেওয়ার পর।

কোথায় পাবেন

Admin › ERP › Accounts Department › Cashbook (হিসাব বিভাগ › ক্যাশবুক)।

দোকানের মালিক (Super Admin) সব এন্ট্রি দেখেন। যে স্টাফের Own cash wallet ফিচার আছে, সে এর বদলে My cashbook (আমার ক্যাশবুক) দেখে, শুধু তাকে দেওয়া অ্যাকাউন্টগুলো নিয়ে।

ধাপে ধাপে

Cashbook-এ গিয়ে Money out, Money in বা Money transfer চাপুন। ফর্মের উপর থেকে Money out, Money in আর Money transfer-এর মধ্যে বদলানো যায়।
Amount (৳) লিখুন।
Date দেখে নিন। আগে থেকে আজকের তারিখ থাকে, সামনের কোনো তারিখ দেওয়া যায় না।
অ্যাকাউন্ট বেছে নিন: টাকা গেলে From account, টাকা এলে Into account।
Category ঘরে লিখতে শুরু করুন আর তালিকা থেকে বেছে নিন, যেমন "Packaging" বা "Rent"। তালিকায় না থাকলে পুরো নামটা লিখে ফেলুন: সেটা নতুন ক্যাটাগরি হিসেবে সেভ হবে।
চাইলে Add quantity (kg, pcs, litre) চেপে Quantity আর Unit দিন (যেমন ২৫ কেজি কাপড়)। ক্যাটাগরি তার সাধারণ ইউনিট মনে রাখে।
বেতন বা স্টাফ অগ্রিমের ক্যাটাগরি হলে Staff member বেছে দিন। অগ্রিমে এটা দিতেই হবে, কারণ টাকাটা এই মাসের বেতন থেকে কাটা হয়।
Paid to (বা Received from) আর একটা Reference দিন, যেমন ইনভয়েস নম্বর বা TrxID (না দিলেও চলে)।
একটা Note লিখুন আর Receipt or bill-এ ছবি বা PDF দিন (না দিলেও চলে)।
Save চাপুন।

অ্যাকাউন্টের মধ্যে টাকা সরানো

Money transfer (মানি ট্রান্সফার) মানে এক অ্যাকাউন্ট থেকে আরেক অ্যাকাউন্টে টাকা সরানো, যেমন বিকাশ থেকে দোকানের ক্যাশে। From account আর To account বেছে নিন, অথবা bKash → Cash-এর মতো একটা কুইক পিক চাপুন। How was it given? (কীভাবে দেওয়া হয়েছে?) ঘরে বাছুন Hand cash (হাতে নগদ), Cash out from ATM বা Cash out from mobile banking। এখানে কোনো ক্যাটাগরি লাগে না। ট্রান্সফার কখনো আয় বা খরচ নয়, তাই Money in আর Money out-এর মোট বদলায় না। অন্য কারো দেখাশোনার অ্যাকাউন্টে ট্রান্সফার করলে সে নিশ্চিত না করা পর্যন্ত অপেক্ষা করে।

উদাহরণ: রংধনু ফ্যাশন বিকাশ থেকে ৳১০,০০০ ক্যাশ আউট করল। বিকাশ থেকে দোকানের ক্যাশে ৳১০,০০০-এর একটা Money transfer লিখুন, ধরন Cash out from mobile banking। বিকাশ কমবে, দোকানের ক্যাশ বাড়বে।

অফিস যদি মালিকের কার্ড দিয়ে এটিএম থেকে টাকা তোলে, অফিস সেটা CEO Cash থেকে Office cash-এ একটা Money transfer হিসেবে লিখতে পারে, ধরন Cash out from ATM: নিজের দেখাশোনার অ্যাকাউন্টে যেকোনো অ্যাকাউন্ট থেকে টাকা আনা যায়।

জেনে রাখুন

"Money handed over by" ঘরটা দেখেন মালিক (আর যাদের পুরো টাকার হিসাব দেখার অনুমতি আছে)। টাকাটা আসলে কোন স্টাফ দিয়েছে বা নিয়েছে, সেটা লিখে রাখা যায় (না দিলেও চলে)।
এক নামে একটাই ক্যাটাগরি। নতুন নাম পরের বারের জন্য থেকে যায়। একই নাম ছোট-বড় হাতের অক্ষর, স্পেস বা চিহ্নের তফাতে (বাংলাতেও) লিখলে আগেরটাই ব্যবহার হয়। কাছাকাছি নাম, যেমন "Nasta bill"-এর জায়গায় "Nastar bil", লিখলে দেখায় "Similar: … — use this"; আলাদা ক্যাটাগরি রাখতে চাইলে This is a different category — make it new টিক দিন।
টাকা কোথায় যাচ্ছে দেখতে যান Accounts Department › Spending by category-এ (ক্যাটাগরি অনুযায়ী হিসাব): প্রতিটা ক্যাটাগরির মোট, পরিমাণ আর দিনে গড়, সাথে CSV এক্সপোর্ট।
তালিকার উপরের মোট হিসাবে বেছে নেওয়া তারিখের টাকা আসা, টাকা যাওয়া আর পার্থক্য দেখায়।
সাপ্লায়ারকে টাকা দেওয়া লেখা হয় সাপ্লায়ারের পেজ থেকে, এখান থেকে নয়।
Steadfast-এর পেআউট নিজে থেকেই টাকা আসা হিসেবে উঠতে পারে, পাশে Steadfast payout ব্যাজ। এগুলো হাতে বদলানো যায় না।
স্টাফের এন্ট্রি অনুমোদনের অপেক্ষায় থাকে। Super Admin ছাড়া অন্য কারো নতুন এন্ট্রি needs approval চিহ্নসহ দেখায়, আর Super Admin Need approval-এ অনুমোদন না দেওয়া পর্যন্ত কোথাও গোনা হয় না।
সেভ করার পর এন্ট্রি স্থির থাকে। শুধু Super Admin সরাসরি এন্ট্রি বদলাতে বা মুছতে পারেন। অন্য কারো বদল Need approval-এ (অনুমোদন দরকার) অপেক্ষা করে।

সাধারণ সমস্যা

"You cannot use this account." লেখা আসছে। অ্যাকাউন্টটা আপনাকে দেওয়া হয়নি, বা লুকানো আছে। মালিককে বলুন।
"Choose whose advance this is…" লেখা আসছে। অগ্রিমটা কোন স্টাফের, সেটা বেছে দিন।
"Choose two different accounts for a transfer." লেখা আসছে। From আর To আলাদা অ্যাকাউন্ট হতে হবে।
"Taking money out of the bank / bKash is not an expense…" লেখা আসছে। এটা Money transfer হিসেবে লিখুন, ধরন Cash out from ATM বা Cash out from mobile banking।
সেভ করার পর ব্যালান্স বদলায়নি। এন্ট্রিটা Super Admin-এর অনুমোদনের অপেক্ষায় আছে। দেখুন আমার ক্যাশবুক এন্ট্রি এখনো গোনা হচ্ছে না কেন?
"Similar category already there: …" লেখা আসছে। ওই ক্যাটাগরিটা বেছে নিন, অথবা This is a different category — make it new টিক দিয়ে আবার সেভ করুন।