Need approval (অনুমোদন দরকার) হলো সেই পেজ, যেখানে আপনার টিমের টাকার এন্ট্রি Super Admin-এর জন্য অপেক্ষা করে। Super Admin ছাড়া অন্য কেউ ক্যাশবুকে টাকা লিখলে বা সাপ্লায়ারের বিল দিলে সেটা অপেক্ষায় থাকে, আর Super Admin অনুমোদন না দেওয়া পর্যন্ত কোথাও গোনা হয় না। এন্ট্রি বদলানো বা মোছার অনুরোধও এখানেই আসে।
কোথায় পাবেন
Admin › ERP › Accounts Department › Need approval (হিসাব বিভাগ › অনুমোদন দরকার)। আগে এই লিংকের নাম ছিল Change approvals।
লিংকের পাশের সংখ্যা বলে কয়টা অপেক্ষায় আছে। CEO ড্যাশবোর্ডেও "… entries need your approval" লেখা আসে, চাপলে এই পেজে আসবেন।
Super Admin সব দেখেন আর সিদ্ধান্ত দেন। ক্যাশবুক বা সাপ্লায়ারের বিল নিয়ে কাজ করা স্টাফও এই পেজ দেখেন, তবে শুধু নিজের এন্ট্রি আর অনুরোধ, কোনো বোতাম ছাড়া।
কীভাবে কাজ করে
Waiting (অপেক্ষায়) ট্যাবে সর্বোচ্চ তিনটা অংশ থাকে:
- Money handed to you — confirm (আপনার কাছে টাকা দেওয়া হয়েছে — নিশ্চিত করুন): কেউ আপনার দেখাশোনার অ্যাকাউন্টে টাকা পাঠিয়েছে। টাকা হাতে পেলে Confirm, না পেলে Refuse চাপুন। আপনি যা পাঠিয়েছেন তা দেখায় Sent — waiting for them to confirm-এ।
- New entries (নতুন এন্ট্রি): অন্য কারো লেখা ক্যাশবুকের লাইন (টাকা আসা, টাকা যাওয়া, মানি ট্রান্সফার, সাপ্লায়ারকে পেমেন্ট) আর সাপ্লায়ারের বিল। প্রতিটায় থাকে ধরন, টাকা, তারিখ, অ্যাকাউন্ট বা সাপ্লায়ার, আর কে লিখেছে। Super Admin Approve বা Refuse চাপেন।
- Changes & deletes (পরিবর্তন ও মুছে ফেলা): আগে থেকে গোনা হচ্ছে এমন এন্ট্রি বদলানো বা মোছার অনুরোধ। Now আর Asked পাশাপাশি দেখায়।
Decided (সিদ্ধান্ত হয়েছে) ট্যাবে থাকে আগে অনুমোদন বা বাতিল হওয়া পরিবর্তন আর মোছার অনুরোধ।
উদাহরণ: রংধনু ফ্যাশনের ম্যানেজার প্যাকেজিংয়ের জন্য ৳৮৫০ টাকা যাওয়া লিখলেন। ক্যাশবুকে এন্ট্রিটা "needs approval" চিহ্নসহ দেখায়, কিন্তু ব্যালান্স বা মোট বদলায় না। সন্ধ্যায় মালিক অনুমোদন দিলেন, তখন থেকে সেটা গোনা শুরু হলো।
জেনে রাখুন
- অনুমোদন দিলে তখন থেকে গোনা হয়। বাতিল করলে কখনো গোনা হয় না।
- অপেক্ষায় থাকা আর বাতিল এন্ট্রি কোনো ব্যালান্স, মোট, রিপোর্ট বা সাপ্লায়ারের পাওনায় ধরা হয় না। ক্যাশবুকে চিহ্নসহ দেখা যায়।
- Super Admin-এর নিজের এন্ট্রি সাথে সাথে গোনা হয়। নিজে থেকে আসা Steadfast পেআউটের এন্ট্রিও তাই।
- এই নিয়মের আগের এন্ট্রি যেমন ছিল তেমনই আছে, গোনা হচ্ছে।
- স্টাফ মালিকের নিজের অ্যাকাউন্টে (যেটা আর কেউ দেখাশোনা করে না) টাকা পাঠালে, এন্ট্রি অনুমোদন দিলেই টাকা পৌঁছানোও নিশ্চিত হয়ে যায়।
- ফ্রি ট্রায়ালের পর এই পেজের জন্য প্যাকেজে "Cashbook, accounts, suppliers & approvals" অংশটা লাগে।