Accounts-এ গিয়ে Add account চাপুন, একটা নাম লিখুন, ধরন বেছে নিন, আর আজ ওই অ্যাকাউন্টে যত টাকা আছে সেটা Opening balance ঘরে দিন। তারপর Save চাপুন। ক্যাশবুকের প্রতিটা টাকা আসা, টাকা যাওয়া আর ট্রান্সফার এই অ্যাকাউন্টগুলোর কোনো একটার মধ্য দিয়েই হয়।
কোথায় পাবেন
Admin › ERP › Accounts Department › Accounts (ইআরপি › হিসাব বিভাগ › অ্যাকাউন্ট)।
শুধু দোকানের মালিক (Super Admin) এটা দেখেন আর বদলাতে পারেন। এর টিক ERP settings (owner) আর Money overview (owner) স্টাফকে দিলেও খোলে না, শুধু Super Admin-এর জন্য।
ধাপে ধাপে
- Accounts-এ গিয়ে Add account চাপুন।
- একটা Name দিন (৮০ অক্ষর পর্যন্ত), যেমন "দোকানের ক্যাশ", "City Bank" বা "bKash Merchant"।
- Type বেছে নিন: Cash, Bank, Mobile banking (bKash / Nagad / Rocket), Staff hand cash বা Other।
- চাইলে Number দিন, শেষের কয়েকটা সংখ্যাই যথেষ্ট। Staff hand cash হলে নম্বরের বদলে Held by ঘরে কার হাতে টাকা থাকবে সেটা বেছে দিন।
- Counts on the CEO dashboard as (CEO ড্যাশবোর্ডে যেখানে গোনা হবে)-এ বাছুন Cash (yours) (শুরুতে এটাই থাকে), Factory cash বা Office cash।
- Other staff who may use this account-এ আর কেউ এটা ব্যবহার করবে কি না টিক দিন (না দিলেও চলে)। তারা শুধু এই অ্যাকাউন্টটাই দেখবে, আপনার বাকিগুলো না।
- Opening balance (৳) দিন: যেদিন থেকে ক্যাশবুক চালু করছেন, সেদিন অ্যাকাউন্টে যত টাকা ছিল। চাইলে As of-এ সেই দিনটা আর একটা Note দিন।
- Show this account টিক দেওয়া রেখে Save চাপুন।
জেনে রাখুন
- একটা CEO Cash অ্যাকাউন্ট আগে থেকেই থাকে। দোকানে প্রথমবার ERP খুললে একটা "CEO Cash" অ্যাকাউন্ট (আপনার নিজের ক্যাশ) আর আয়-ব্যয়ের কিছু ধরন নিজে থেকেই তৈরি হয়। দেখুন CEO Cash অ্যাকাউন্ট কী?
- Balance now মানে শুরুর ব্যালান্স, তার সাথে সব টাকা আসা যোগ, সব টাকা যাওয়া বাদ, আর এক অ্যাকাউন্ট থেকে আরেকটায় টাকা সরানো। নিচের মোট শুধু চালু (দেখানো) অ্যাকাউন্টগুলোর।
- As of তারিখটা জরুরি। এটা দিলে তার আগের তারিখের ক্যাশবুক লাইন ইতিহাস হিসেবে থাকে, কিন্তু ব্যালান্স বদলায় না, কারণ শুরুর ব্যালান্সেই সেগুলো ধরা আছে।
- কনফার্মের অপেক্ষায় থাকা (বা ফিরিয়ে দেওয়া) হ্যান্ড-ওভার কোনো ব্যালান্স বদলায় না।
- তালিকার উপরে মালিক বাছাই করা তারিখের Money summary (টাকার সারসংক্ষেপ) দেখেন, আর নিচে Steadfast payouts into the cashbook-এর সেটিং।
- কোনো স্টাফকে অ্যাকাউন্ট না দিলে "Who can use it" ঘরে "only you" লেখা থাকে।
- কলমের চিহ্ন চেপে Edit করুন। নাম, ধরন, মানুষ আর শুরুর ব্যালান্স যেকোনো সময় বদলানো যায়।
- মোছা না লুকানো। কোনো এন্ট্রি না থাকলে অ্যাকাউন্ট মুছে যায়। এন্ট্রি থাকলে শুধু লুকানো হয়, পুরনো হিসাব থেকে যায়।
- স্টাফ অ্যাকাউন্ট ব্যবহার করেন, এই পেজ না। Own cash wallet থাকা স্টাফ আপনার দেওয়া অ্যাকাউন্ট থেকে My cashbook-এ খরচ লেখেন, অন্য অ্যাকাউন্টের ব্যালান্স দেখেন না।
- ফ্রি ট্রায়াল শেষে হিসাব বিভাগের জন্য প্যাকেজে "Cashbook, accounts, suppliers & approvals" অংশটা থাকতে হবে।
সাধারণ সমস্যা
- স্টাফ Accounts খুলতে পারছেন না। এটাই নিয়ম: অ্যাকাউন্ট আর ব্যালান্স মালিকের। অ্যাকাউন্ট যোগ বা বদলাতে মালিককে বলুন।
- "Choose who holds this cash." লেখা আসছে। Staff hand cash বেছেছেন কিন্তু কারো নাম দেননি। Held by-তে একজনকে বেছে দিন।
- ব্যালান্স ভুল মনে হচ্ছে। আগে শুরুর ব্যালান্সটা দেখুন, তারপর অ্যাকাউন্টের স্টেটমেন্ট খুলে প্রতিটা লাইন মিলিয়ে নিন।
আরও পড়ুন
আরও সাহায্য লাগবে?
আমাদের ফেসবুক গ্রুপে জিজ্ঞেস করুন — টিম আর অন্য দোকান মালিকরা সেখানে উত্তর দেন।
গ্রুপে জিজ্ঞেস করুন →