কারণ অ্যাকাউন্টটার একটা শুরুর তারিখ দেওয়া আছে। অ্যাকাউন্ট ক্যাশবুক গোনে শুধু সেই দিন থেকে। তার আগের তারিখের লাইনগুলো ক্যাশবুকে ইতিহাস হিসেবে থেকে যায়, কিন্তু ব্যালান্স নড়ায় না, কারণ আগের সবকিছু শুরুর ব্যালান্সের মধ্যেই ধরা আছে।
কোথায় পাবেন
Admin › ERP › Accounts Department › Accounts (হিসাব বিভাগ › অ্যাকাউন্ট) › অ্যাকাউন্টের কলমের চিহ্ন › Opening balance (৳)-এর পাশে As of (optional)।
অ্যাকাউন্ট সাজান শুধু দোকানের মালিক (Super Admin)।
কীভাবে কাজ করে
অ্যাকাউন্টের ব্যালান্স মানে তার শুরুর ব্যালান্স, সাথে টাকা আসা যোগ, টাকা যাওয়া বাদ, আর টাকা সরানো এদিক-ওদিক, কিন্তু শুধু As of তারিখ বা তার পরের লাইনগুলো।
- As of তারিখ না দিলে: যত পুরনোই হোক, সব লাইন গোনা হয়।
- As of তারিখ দিলে: ওই দিনের আগের লাইন ব্যালান্সে আসে না। তবে ক্যাশবুকে আর অ্যাকাউন্টের স্টেটমেন্টে সেগুলো দেখা যায়।
স্টেটমেন্টে পুরনো লাইনের তারিখ আর বিবরণ দেখায়, কিন্তু In আর Out ফাঁকা থাকে, আর তার পরের Balance বদলায় না।
উদাহরণ: রংধনু ফ্যাশনে অক্টোবরে ক্যাশবুক ঠিকমতো লেখা হয়নি। ১ নভেম্বর মালিক দোকানের ক্যাশ গুনে পেলেন ৳১২,৫০০। তিনি "দোকানের ক্যাশ" এডিট করে Opening balance ৳১২,৫০০ আর As of ১ নভেম্বর দিয়ে Save চাপলেন। এখন ব্যালান্স হলো ৳১২,৫০০ আর শুধু নভেম্বরের লাইনগুলো। অক্টোবরের লাইন পরে দেখার জন্য থেকে গেল।
ধাপে ধাপে
- Accounts-এ যান।
- অ্যাকাউন্টের কলমের চিহ্ন চাপুন।
- যেদিন থেকে নতুন করে শুরু করছেন, সেদিন অ্যাকাউন্টে যত টাকা ছিল সেটা Opening balance (৳)-এ দিন।
- As of (optional)-এ সেই দিনটা বাছুন।
- Save চাপুন।
জেনে রাখুন
- কিছুই মোছে না। পুরনো লাইন ক্যাশবুকে থাকে। শুধু ব্যালান্স সেগুলো গোনা বন্ধ করে।
- প্রতিটা অ্যাকাউন্টের আলাদা। প্রতিটা অ্যাকাউন্টের নিজের As of তারিখ থাকতে পারে, না-ও থাকতে পারে।
- যেখানেই ব্যালান্স দেখায়, একই নিয়ম: Accounts-এর তালিকা, স্টেটমেন্ট, Money summary, My cash আর CEO ড্যাশবোর্ড।
- পুরনো লাইন আবার গুনতে চাইলে As of তারিখটা মুছে দিন (বা আরও আগের তারিখ দিন), তারপর Save করুন।
সাধারণ সমস্যা
- গত সপ্তাহের খরচ লিখলাম, ব্যালান্স কমলো না। লাইনের তারিখ অ্যাকাউন্টের As of তারিখের আগে পড়েছে। লাইনের তারিখ, নয়তো অ্যাকাউন্টের As of তারিখটা দেখুন।
- ব্যালান্স হঠাৎ অনেক বেশি বা কম দেখাচ্ছে। কেউ As of তারিখ দিয়েছেন বা বদলেছেন। ওই দিন গোনা টাকার সাথে শুরুর ব্যালান্স মিলছে কি না দেখুন।