সাপ্লায়ারের পেজ খুলুন। কী মাল এসেছে তা লিখতে Goods received চাপুন: পরিমাণ আর দরসহ প্রতিটা লাইন নিজে থেকেই ওই সাপ্লায়ারের বিল হয়ে যায়। টাকা দিলে Pay চাপুন; যেভাবে টাকা দিয়েছেন সেই ধরনের অ্যাকাউন্ট থেকে টাকাটা কাটে।
কোথায় পাবেন
Admin › ERP › Production Department › Suppliers & bills (প্রোডাকশন বিভাগ), তারপর সাপ্লায়ারের নামে ক্লিক করুন।
মালিক এখানে সব করতে পারেন। Admin (Supplier bills & payments দিয়ে) বিল লেখেন আর পেমেন্ট দেন; অন্য স্টাফের মাল আসার হিসাব লিখতে লাগে Goods received। কোন সাপ্লায়ারের কাছে কত বাকি, তা মালিকের কাছেই থাকে।
ধাপে ধাপে
বিল (যে মাল এসেছে)
- সাপ্লায়ারের পেজে Goods received চাপুন।
- Goods-এ তালিকা থেকে মালটা বেছে নিন, নতুন মাল হলে Others — a new name… বেছে নাম লিখুন (পরের বারের জন্য নামটা থেকে যায়)।
- Quantity (পরিমাণ) লিখুন, Unit বেছে নিন, আর Unit price (৳) (দর) লিখুন। লিখতে লিখতেই লাইনের মোট আর Total of this delivery হিসাব হয়ে যায়।
- একই চালানে আরও মাল থাকলে Add another goods চাপুন।
- Date আর Received by (কে বুঝে নিয়েছেন) ঠিক আছে কিনা দেখুন। থাকলে Challan photo আর Note দিন।
- Save & make slip চাপুন। প্রতিটা লাইন এখন সাপ্লায়ারের হিসাবে একটা করে বিল।
পেমেন্ট
- সাপ্লায়ারের পেজে Pay চাপুন।
- Amount (টাকা) আর Date লিখুন।
- Paid by-এ বেছে নিন: Cash, Bank transfer, Mobile banking বা Cheque। Handed over by-এ কে টাকা দিয়েছেন সেটা বেছে নিন।
- চাইলে Reference (TrxID বা চেক নম্বর), Note আর Receipt / screenshot দিন।
- Payment to the supplier বেছে রাখুন (সাপ্লায়ার টাকা ফেরত দিলে Supplier gave money back)।
- Save payment চাপুন।
জেনে রাখুন
- কোন অ্যাকাউন্ট থেকে টাকা যায়: আপনি শুধু কীভাবে দিয়েছেন সেটা বাছেন। Cash হলে প্রথম ক্যাশ অ্যাকাউন্ট থেকে, Bank transfer বা Cheque হলে প্রথম ব্যাংক অ্যাকাউন্ট থেকে, Mobile banking হলে প্রথম মোবাইল ব্যাংকিং অ্যাকাউন্ট থেকে। ওই ধরনের অ্যাকাউন্ট না থাকলে প্রথম অ্যাকাউন্টটা নেওয়া হয়। মালিক যেকোনো অ্যাকাউন্ট ব্যবহার করতে পারেন; Admin শুধু তার দেওয়া অ্যাকাউন্ট।
- পেমেন্টটা ক্যাশবুকেও "Supplier payment" হিসেবে ওঠে। লাভ-ক্ষতিতে খরচ ধরা হয় বিলটাকে, পেমেন্টকে নয়, তাই কিছু দুবার গোনা হয় না।
- আগের বিলের মাল: বিলে যত মাল ছিল তার চেয়ে কম এসে থাকলে "Still to come on an earlier bill" থেকে সেটা বেছে নিন। তখন নতুন বিল হয় না; পেজে দেখায় আরও কত আসা বাকি।
- বিল ঠিক করতে: বিলের লাইনে পেন্সিল চিহ্ন চাপুন। মাল, পরিমাণ, দর, মোট, বিল নম্বর, নোট বা বিলের ছবি বদলানো যায়। স্টাফ বদলালে সেটা Need approval-এ (অনুমোদন দরকার) মালিকের কাছে যায়।
- স্টাফের বিল আর পেমেন্ট অনুমোদনের অপেক্ষায় থাকে। Super Admin ছাড়া অন্য কেউ বিল (Goods received থেকে হওয়া বিলসহ) বা পেমেন্ট দিলে, Super Admin Need approval-এ অনুমোদন না দেওয়া পর্যন্ত সেটা কোথাও গোনা হয় না, সাপ্লায়ারের পেজেও দেখায় না।
- চেক করা: মালিক প্রতিটা বিল আর পেমেন্টে চেক চিহ্ন দিতে পারেন। চেক করা লাইনের তারিখের নিচে "checked" লেখা থাকে।
- ভবিষ্যতের তারিখ দেওয়া যায় না।
সাধারণ সমস্যা
- Pay বোতাম নেই। আপনার ব্যবহারের মতো কোনো অ্যাকাউন্ট নেই। মালিককে বলুন আপনাকে একটা অ্যাকাউন্ট দিতে, বা Accounts-এ অ্যাকাউন্ট যোগ করতে।
- মাল আসার এন্ট্রি ভুল হয়েছে। যিনি লিখেছেন তিনি এক দিনের মধ্যে মুছতে পারেন; সাথে তৈরি হওয়া বিলও মুছে যায়। এর পরে মালিককে বলুন।
আরও পড়ুন
আরও সাহায্য লাগবে?
আমাদের ফেসবুক গ্রুপে জিজ্ঞেস করুন — টিম আর অন্য দোকান মালিকরা সেখানে উত্তর দেন।
গ্রুপে জিজ্ঞেস করুন →