স্টাফকে নিজের ক্যাশ ওয়ালেট কীভাবে দেব?

স্টাফকে Own cash wallet ফিচার দিন, তারপর তাকে ব্যবহারের জন্য একটা অ্যাকাউন্ট দিন। সে My cashbook (আমার ক্যাশবুক) দেখবে, শুধু ওই অ্যাকাউন্টটা নিয়ে, আর সেখান থেকে কী খরচ করল তা বিলের ছবিসহ লিখে রাখবে। আপনার বাকি অ্যাকাউন্ট সে দেখবে না।

কোথায় পাবেন

ফিচার: Admin › Administration › Users & access › Users & logins (প্রশাসন › ইউজার ও অ্যাক্সেস) › স্টাফকে এডিট › Own cash wallet।
অ্যাকাউন্ট: Admin › ERP › Accounts Department › Accounts (হিসাব বিভাগ › অ্যাকাউন্ট)।

Admin আর Manager রোলে Own cash wallet নিজে থেকেই টিক দেওয়া থাকে।

ধাপে ধাপে

Users & logins-এ স্টাফকে এডিট করে Own cash wallet টিক দিন। সেভ করুন।
Accounts-এ গিয়ে Add account চাপুন।
একটা নাম দিন, যেমন "করিমের হাতের ক্যাশ", আর ধরন বেছে নিন Staff hand cash।
Held by-তে ওই স্টাফকে বেছে দিন। Save চাপুন।
Cashbook-এ টাকাটা হাতে দিন: Money transfer (মানি ট্রান্সফার) চাপুন, From account-এ আপনার অ্যাকাউন্ট (যেমন CEO Cash), To account-এ তার অ্যাকাউন্ট বাছুন, How was it given?-এ Hand cash রেখে সেভ করুন।
টাকা হাতে পেলে স্টাফ Money handed to you — confirm-এ Confirm চাপবে। তখনই তার ব্যালান্স বাড়ে।

আগের কোনো অ্যাকাউন্টও স্টাফকে ব্যবহার করতে দিতে পারেন: অ্যাকাউন্টটা এডিট করে Other staff who may use this account-এ তার নামে টিক দিন।

স্টাফ কী দেখে

হিসাব বিভাগে My cashbook, শুধু তার অ্যাকাউন্টের লাইনগুলো।
Money out, Money in আর Money transfer বাটন। টাকা আসা আর যাওয়া শুধু নিজের অ্যাকাউন্টে। মানি ট্রান্সফার তার অ্যাকাউন্ট থেকে যেকোনো চালু অ্যাকাউন্টে যেতে পারে, যেমন বাকি টাকা CEO Cash-এ ফেরত দেওয়া, আবার যেকোনো অ্যাকাউন্ট থেকে তার অ্যাকাউন্টে আসতে পারে, যেমন আপনার কার্ড দিয়ে এটিএম থেকে তোলা টাকা। অন্য কেউ দেখাশোনা করেন এমন অ্যাকাউন্টে গেলে, সেই পাশ নিশ্চিত করলে তবেই গোনা হয়।
Money handed to you — confirm, যখন কেউ তার অ্যাকাউন্টে টাকা সরায়।
Need approval (অনুমোদন দরকার), যেখানে তার নিজের অপেক্ষমাণ এন্ট্রি আর অনুরোধগুলো থাকে।

জেনে রাখুন

তার এন্ট্রি আপনি অনুমোদন দিলে তবেই গোনা হয়। সে যে টাকার এন্ট্রি দেয়, আর কোনো এডিট বা মুছে ফেলা, সব Need approval-এ অপেক্ষা করে, মালিক মঞ্জুর করলে তবেই গোনা হয়। দেখুন Need approval (অনুমোদন দরকার) কী?
আপনি সবই দেখেন। তার এন্ট্রিগুলো আপনার Cashbook-এও থাকে, আর মানুষ ধরে ফিল্টার করা যায়।
ব্যালান্স Accounts পেজে দেখা যায়, তাই সে হাতে কত ক্যাশ রাখছে সবসময় জানবেন।
এন্ট্রি আছে এমন ওয়ালেট অ্যাকাউন্ট মোছা যায় না। শুধু লুকানো যায়, পুরনো হিসাব থেকে যায়।

সাধারণ সমস্যা

স্টাফের My cashbook লিংক নেই। তার লগইনে Own cash wallet টিক দেওয়া হয়নি।
My cashbook আছে কিন্তু কোনো অ্যাকাউন্ট নেই। এখনো কোনো অ্যাকাউন্ট দেওয়া হয়নি। তার জন্য একটা Staff hand cash অ্যাকাউন্ট বানান, বা কোনো অ্যাকাউন্টে তাকে টিক দিন।
Held by-তে তার নাম নেই। শুধু এই দোকানে যাদের স্টাফ লগইন আছে তারাই তালিকায় থাকে। আগে তার লগইন বানান।