টাকার কোনো এন্ট্রি একবার সেভ হলে সেটা যেমন আছে তেমনই থাকে। শুধু Super Admin (দোকানের মালিক) সরাসরি সেটা বদলাতে বা মুছতে পারেন। অন্য কেউ এডিট বা মুছতে চাইলে বদলটা Need approval-এ (অনুমোদন দরকার) জমা থাকে, আর Super Admin মঞ্জুর করলে তবেই হয়। এতে চুপচাপ কেউ হিসাব বদলে ফেলতে পারে না।
কোথায় পাবেন
Admin › ERP › Accounts Department › Need approval (হিসাব বিভাগ › অনুমোদন দরকার)। আগে এই লিংকের নাম ছিল Change approvals। বদলানো আর মোছার অনুরোধ থাকে ওই পেজের Changes & deletes (পরিবর্তন ও মুছে ফেলা) অংশে।
লিংকের পাশের সংখ্যা বলে কয়টা অপেক্ষায় আছে। মালিক সবার অনুরোধ দেখেন। স্টাফ দেখে শুধু নিজেরগুলো।
একই পেজে New entries (নতুন এন্ট্রি)-ও থাকে: নভেম্বর ২০২৬ থেকে Super Admin ছাড়া অন্য কারো নতুন টাকার এন্ট্রি বা সাপ্লায়ারের বিলও সেখানে অপেক্ষা করে, আর অনুমোদনের পরেই গোনা হয়। দেখুন Need approval (অনুমোদন দরকার) কী?
কীভাবে কাজ করে
তিন রকম এন্ট্রিতে এটা চলে: ক্যাশবুকের এন্ট্রি, সাপ্লায়ারের বিল আর ফ্যাক্টরি থেকে বিক্রি।
- স্টাফ একটা এন্ট্রি খুলে এডিট বা ডিলিট চাপে। ফর্মে সতর্কবার্তা আসে যে বদলটা Super Admin-এর কাছে যাবে, আর Why change it? ঘরে কারণ লিখতে বলে (না লিখলেও চলে)।
- সে সেভ করে। এন্ট্রিটা বদলায় না। তাকে দেখানো হয় "Sent to the Super Admin for approval"।
- ক্যাশবুকে ওই এন্ট্রির পাশে "waiting" লেখা দেখায়।
- মালিক Need approval খুলে Changes & deletes অংশে যান। প্রতিটা অনুরোধে থাকে কে চেয়েছে, কবে, কারণ, আর যে যে অঙ্ক বদলাবে তার Now আর Asked পাশাপাশি। নতুন রসিদ থাকলে সেখান থেকেই খোলা যায়।
- মালিক Approve (বদলটা হয়ে যায়) বা Refuse (এন্ট্রি আগের মতো থাকে) চাপেন, চাইলে একটা নোটসহ।
- সিদ্ধান্ত হওয়া অনুরোধ Decided ট্যাবে চলে যায়, কে আর কবে সিদ্ধান্ত নিয়েছে সেটাসহ।
উদাহরণ: একজন Manager প্যাকেজিংয়ের জন্য ৳১,২০০ লিখেছেন, কিন্তু বিলে আছে ৳১,০২০। তিনি টাকার অঙ্ক এডিট করে কারণ লিখলেন "টাইপের ভুল"। মালিক Now-তে ৳১,২০০ আর Asked-এ ৳১,০২০ দেখে মঞ্জুর করলেন।
কে কী বদলাতে পারে
| কে | বদলানো বা মোছা |
|---|---|
| Super Admin (মালিক) | যেকোনো এন্ট্রি, সরাসরি |
| অন্য সবাই | শুধু নিজের লেখা এন্ট্রি, অনুরোধ করে |
জেনে রাখুন
- একজন একটা এন্ট্রিতে একটাই অপেক্ষমাণ অনুরোধ রাখতে পারে। আবার চাইলে আগেরটা বদলে নতুনটা হয়।
- মুছে ফেলা এন্ট্রিও ডাটাবেসে রাখা থাকে, একেবারে হারিয়ে যায় না।
- স্টাফের ছুটির সাথে এর সম্পর্ক নেই। ছুটি আর অগ্রিমের আবেদন মঞ্জুর হয় Requests & messages-এ।
- ফ্রি ট্রায়াল শেষে Need approval-এর জন্য প্যাকেজে "Cashbook, accounts, suppliers & approvals" অংশটা থাকতে হবে।
সাধারণ সমস্যা
- "Sent to the Super Admin for approval" এল, কিন্তু কিছু বদলায়নি। এটাই নিয়ম। মালিক মঞ্জুর করলে বদলাবে।
- স্টাফ কোনো এন্ট্রিতে এডিট বাটন পাচ্ছে না। এন্ট্রিটা সে লেখেনি, অথবা এটা এমন অ্যাকাউন্টে যেটা সে ব্যবহার করতে পারে না।