Spending by category খুলুন, ক্যাটাগরি আর তারিখ বাছুন, তারপর Show চাপুন। কত টাকা গেছে বা এসেছে, কোন কোন দিনে, সব দেখবেন। এন্ট্রিতে পরিমাণ (কেজি, পিস …) লেখা থাকলে সেটাও দেখায়, আর প্রতিটা এন্ট্রি কার জন্য ছিল সেটাও।
কোথায় পাবেন
Admin › ERP › Accounts Department › Spending by category (হিসাব বিভাগ › ক্যাটাগরি অনুযায়ী হিসাব)। Cashbook-এর By category বাটনে চাপলেও এটা খোলে, ক্যাশবুকে যে তারিখ, দিক, অ্যাকাউন্ট আর ক্যাটাগরি বাছা ছিল সেগুলো নিয়েই।
ক্যাশবুক যারা ব্যবহার করেন, তারাই এটা দেখেন। স্টোরের মালিক সব অ্যাকাউন্ট দেখেন। Own cash wallet ফিচার পাওয়া স্টাফ শুধু তাকে দেওয়া অ্যাকাউন্টগুলোর এন্ট্রি দেখেন।
ধাপে ধাপে
১. উপরের তারিখের বাটন দিয়ে তারিখ বাছুন। ২. All categories-এ চাপুন, যে ক্যাটাগরিগুলো দেখতে চান টিক দিন (খুঁজতে Find a category…-এ লিখুন), তারপর Show চাপুন। সব দেখতে চাইলে All categories রেখে দিন। ৩. In and out, Money out বা Money in বাছুন। ৪. একটা অ্যাকাউন্ট বাছুন, অথবা All accounts রেখে দিন। ৫. Show চাপুন। ৬. একই রিপোর্ট ডাউনলোড করতে Export CSV চাপুন।
কী কী দেখবেন
- Total money out আর Total money in, সাথে দিনে গড়ে কত।
- Entries: কয়টা এন্ট্রি, কত দিনের মধ্যে কয় দিনে, যেমন "on 18 of 30 days"।
- Quantity: এন্ট্রিতে পরিমাণ থাকলে, যেমন "120 kg"।
- Day by day: প্রতিটা তারিখে টাকা যাওয়া, আসা আর পরিমাণ। তারিখে চাপলে সেই দিনের ক্যাশবুক খোলে।
- By category: প্রতিটা ক্যাটাগরির টাকা, এন্ট্রি, দিন আর পরিমাণ, বড়টা আগে। কোনো ক্যাটাগরিতে একটাই একক থাকলে প্রতি এককের দামও দেখায়, যেমন "৳45 / kg"। ক্যাটাগরির নামে চাপলে শুধু সেটা দেখায়।
- Entries: মোট হিসাবের নিচে প্রতিটা লাইন, নতুনটা আগে, সাথে Date, Who (কে), Category, Note, Account আর Amount (টাকা আসা হলে +, যাওয়া হলে −)। বেতন বা অ্যাডভান্স হলে Who-তে থাকে স্টাফের নাম, নইলে সাপ্লায়ারের নাম, নইলে এন্ট্রিতে লেখা নাম। সবশেষের ৩০০টা পর্যন্ত লাইন দেখায়।
উদাহরণ: রংধনু ফ্যাশন জানতে চায় গত মাসে নাস্তায় কত গেছে। মালিক গত মাস বাছলেন, "Nasta bill" টিক দিলেন, Money out বাছলেন, Show চাপলেন: ৩০ দিনের মধ্যে ২১ দিনে মোট ৳৬,৩০০, দিনে গড়ে প্রায় ৳২১০।
জেনে রাখুন
- ট্রান্সফার গোনা হয় না। নিজের এক অ্যাকাউন্ট থেকে আরেকটায় টাকা সরানো আসা-যাওয়া নয়।
- সাপ্লায়ারের ক্যাটাগরি তালিকায় নেই। সাপ্লায়ারের বিল আর পেমেন্টের আলাদা পেজ আছে।
- গড় হিসাব হয় বাছাই করা সব দিন দিয়ে ভাগ করে (আজ পর্যন্ত), শুধু এন্ট্রির দিনগুলো দিয়ে নয়।
- কোনো ক্যাটাগরি সরাতে ফিল্টারের নিচে তার চিপের × চাপুন।
- CSV ফাইলে থাকে মোট হিসাব, দিনভিত্তিক টেবিল, ক্যাটাগরিভিত্তিক টেবিল (পরিমাণ আর প্রতি এককের দামসহ) আর এন্ট্রিগুলো: তারিখ, কে, ক্যাটাগরি, নোট, অ্যাকাউন্ট, টাকা আসা আর টাকা যাওয়া।
- অ্যাডভান্স কে নিল? "Staff advance (অগ্রিম)" টিক দিয়ে Show চাপুন: প্রতিটা অ্যাডভান্স স্টাফের নামসহ দেখাবে।
সাধারণ সমস্যা
- স্টাফ মালিকের চেয়ে কম দেখছেন। তিনি শুধু তাকে দেওয়া অ্যাকাউন্টগুলো দেখেন। দেখার দরকার হলে অ্যাকাউন্টটা তাকে দিন।
- একই খরচ দুই ক্যাটাগরিতে ভাগ হয়ে আছে। মালিক Income & expense types-এ গিয়ে দুটো এক করতে পারেন।