Income & expense types-এ গিয়ে Add category চাপুন। একটা নাম, ধরন আর রং দিয়ে সেভ করুন। এরপর ক্যাশবুকের প্রতিটা এন্ট্রি এগুলোর কোনো একটার নিচে পড়ে, তাই টাকা কোথা থেকে আসছে আর কোথায় যাচ্ছে পরিষ্কার দেখা যায়।
কোথায় পাবেন
Admin › ERP › Accounts Department › Income & expense types (হিসাব বিভাগ)। পেজের নাম Categories।
দোকানের মালিক (Super Admin) এটা দেখেন আর বদলাতে পারেন। স্টাফ পারেন না: এর টিক ERP settings (owner) শুধু Super Admin-এর জন্য খোলে।
ধাপে ধাপে
- Income & expense types-এ গিয়ে Add category চাপুন।
- Name লিখুন (৮০ অক্ষর পর্যন্ত), যেমন "ফটোগ্রাফি" বা "ঈদ বোনাস"।
- Type বেছে নিন (নিচের টেবিল দেখুন)।
- একটা Colour বাছুন। ক্যাশবুকে লেবেলটা এই রঙে দেখাবে।
- Show in lists টিক দেওয়া রেখে Save চাপুন।
ধরনগুলো
| ধরন | কীসের জন্য | লাভ-ক্ষতিতে গোনা হয় |
|---|---|---|
| Expense | চলতি খরচ: বিজ্ঞাপন, বেতন, ভাড়া, কুরিয়ার | হ্যাঁ |
| Other income | স্বাভাবিক বিক্রির বাইরে আয় | হ্যাঁ |
| Sales money | অর্ডারের টাকা পাওয়া (বিক্রি গোনা হয় অর্ডার থেকে) | না |
| Stock purchase | সাপ্লায়ার অ্যাকাউন্ট ছাড়া মাল কেনা | না |
| Supplier payment | সাপ্লায়ারকে টাকা দেওয়া (সাপ্লায়ারের পেজ থেকে) | না |
| Owner money in | মালিক নিজের টাকা ব্যবসায় দিলেন | না |
| Owner money out | মালিক নিজের খরচে টাকা নিলেন | না |
| Loan | ঋণ নেওয়া বা শোধ করা | না |
| Money transfer way (ATM / mobile banking) | মানি ট্রান্সফার কীভাবে দেওয়া হলো: এটিএম বা মোবাইল ব্যাংকিং থেকে ক্যাশ আউট | না |
টাকা যাওয়ার এন্ট্রিতে যাওয়ার ধরন, টাকা আসার এন্ট্রিতে আসার ধরন ব্যবহার হয়। Loan দুই দিকেই চলে। Money transfer way শুধু Money transfer-এ লাগে, টাকা আসা বা যাওয়ার এন্ট্রিতে নয়।
জেনে রাখুন
- শুরুর একটা তালিকা নিজে থেকেই তৈরি হয়, দোকানে প্রথমবার ERP খুললে। এর মধ্যে Salary আর স্টাফ অগ্রিমের ক্যাটাগরিও আছে।
- টাকা লেখার সময় স্টাফও নতুন ক্যাটাগরি বানাতে পারে। ক্যাশবুকে Category তালিকায় নেই এমন নাম লিখলে নতুন ক্যাটাগরি হয়: টাকা গেলে Expense, টাকা এলে Other income। এটা তালিকায় থেকে যায়। একই নাম ছোট-বড় হাতের অক্ষর বা স্পেসের তফাতে লিখলে আগেরটাই ব্যবহার হয়, আর কাছাকাছি নাম লিখলে আগে জিজ্ঞেস করে ("Similar: … — use this")।
- একই জিনিস, দুই নাম? মালিক পেজের উপরে Look like the same category বক্স দেখেন। Merge into… চাপলে সব এন্ট্রি রাখা ক্যাটাগরিতে চলে যায় আর খালিটা মুছে যায়। নিজে থেকে কিছুই মার্জ হয় না।
- এন্ট্রি হয়ে গেলে ধরন আর বদলানো যায় না। তার বদলে নতুন ক্যাটাগরি বানান।
- মোছা না লুকানো। এন্ট্রি না থাকলে ক্যাটাগরি মুছে যায়। এন্ট্রি থাকলে লুকানো হয়, পুরনো এন্ট্রিতে নামটা থেকে যায়।
- প্রতিটা ক্যাটাগরির পাশে কয়টা এন্ট্রি আছে সেটা লেখা থাকে।
- Sale — can have a due (বিক্রি — বাকি থাকতে পারে)। Other income ধরনের ক্যাটাগরিতে এই টিক দিলে সেটা বিক্রি হিসেবে ধরা হয়। তখন এই ক্যাটাগরিতে টাকা আসা লিখলে Paid now-এর পাশে Total bill চায়, আর বাকিটা Customer dues-এ অপেক্ষা করে। Sales from factory-তে আগেই টিক দেওয়া; তালিকায় এমন ক্যাটাগরির পাশে লেখা থাকে "sale · can have a due"।
- Due collection (বকেয়া আদায়) প্রতিটা দোকানের জন্য তৈরি থাকে। আদায় হওয়া বকেয়া নিজে থেকেই এতে যায়।
- Cash out from ATM আর Cash out from mobile banking প্রতিটা দোকানে নিজে থেকে তৈরি থাকে। এগুলো মানি ট্রান্সফারের How was it given?-এর পছন্দ, Category ঘরে আসে না। Steadfast-এর পেআউট ক্যাশবুকে উঠতে শুরু করলে Sales money received তৈরি হয়।
- ক্যাশ তোলা খরচ নয়। "cash out", "ATM" বা "withdraw"-এর মতো নামে টাকা যাওয়ার ক্যাটাগরি বানানো যায় না, কারণ ক্যাশ তোলা মানে টাকা সরানো, খরচ নয়।
সাধারণ সমস্যা
- "This category already has entries, so its type cannot change." লেখা আসছে। ঠিক ধরনের একটা নতুন ক্যাটাগরি বানিয়ে এখন থেকে সেটা ব্যবহার করুন।
- ক্যাশবুকে কোনো ক্যাটাগরি দেখা যাচ্ছে না। সেটা লুকানো, অথবা তার ধরন টাকা আসা বা যাওয়ার সাথে মেলে না। এডিট করে Show in lists টিক দিন।
- Add category বাটন নেই। আপনি দোকানের মালিক নন। মালিককে বলুন।
আরও পড়ুন
আরও সাহায্য লাগবে?
আমাদের ফেসবুক গ্রুপে জিজ্ঞেস করুন — টিম আর অন্য দোকান মালিকরা সেখানে উত্তর দেন।
গ্রুপে জিজ্ঞেস করুন →