Money out বা Money in এন্ট্রিতে Add quantity (kg, pcs, litre) চাপুন, Quantity লিখুন আর Unit বাছুন। পরিমাণ দেওয়া বাধ্যতামূলক নয়। দিলে পরে শুধু কত টাকা গেল তা নয়, কতটুকু কেনা বা বেচা হলো সেটাও দেখতে পাবেন।
কোথায় পাবেন
Admin › ERP › Accounts Department › Cashbook (বা My cashbook), এন্ট্রি ফর্মে Category-এর নিচে।
স্টোরের মালিক আর Own cash wallet ফিচার পাওয়া স্টাফ এটা ব্যবহার করতে পারেন।
ধাপে ধাপে
১. Money out বা Money in চাপুন। ২. টাকা, তারিখ, অ্যাকাউন্ট আর Category আগের মতোই দিন। ৩. ক্যাটাগরির নিচে Add quantity (kg, pcs, litre) চাপুন। ৪. Quantity লিখুন, যেমন ২৫। দশমিকও চলে (২.৫)। ৫. Unit বাছুন: kg (কেজি), pcs (পিস), litre (লিটার) বা units (অন্য কিছু হলে)। ৬. Save চাপুন।
কীভাবে কাজ করে
কোনো ক্যাটাগরিতে প্রথমবার পরিমাণসহ এন্ট্রি সেভ করলে, ক্যাটাগরিটা ওই একককে নিজের সাধারণ একক হিসেবে মনে রাখে। পরের বার ক্যাটাগরিটা বাছলেই পরিমাণের ঘর নিজে থেকে খুলে যায়, একই একক নিয়ে।
উদাহরণ: রংধনু ফ্যাশন প্রতি সপ্তাহে সুতা কেনে। "Thread" ক্যাটাগরিতে প্রথম এন্ট্রি ২০ পিসে ৳৩,০০০। এরপর থেকে "Thread" বাছলেই পরিমাণের ঘর pcs নিয়ে খুলে যায়।
পরিমাণটা দেখা যায়:
- ক্যাশবুকের তালিকায়, এন্ট্রির পাশে ছোট লেবেলে ("20 pcs")।
- ক্যাশবুক এক্সপোর্টে, আলাদা Quantity কলামে।
- Spending by category-তে, এককভিত্তিক মোট হিসেবে; আর কোনো ক্যাটাগরিতে একটাই একক থাকলে প্রতি এককের দামও (যেমন ৳150 / pcs)।
জেনে রাখুন
- ফ্যাক্টরি থেকে বিক্রির কেজি নিজে থেকেই বসে। ওজনসহ ফ্যাক্টরি বিক্রি হলে তার ক্যাশবুক এন্ট্রিতে কেজিটাও চলে আসে।
- জানা না থাকলে খালি রাখুন। পরিমাণ খালি বা ০ হলে সেটা সেভ হয় না।
- ট্রান্সফার আর সাপ্লায়ার পেমেন্টে পরিমাণ নেই। ওখানে এই ঘর ব্যবহার হয় না।
- মালিক ক্যাটাগরির সাধারণ একক ঠিক করে দিতে পারেন Income & expense types-এ (Usual unit)।
- আলাদা একক আলাদাই থাকে। একই ক্যাটাগরিতে কেজি আর পিস দুটোই থাকলে মোটে দুটোই দেখায় ("120 kg · 4 pcs"), প্রতি এককের দাম দেখায় না।
সাধারণ সমস্যা
- পরিমাণের ঘর নিজে থেকে খুলছে না। ক্যাটাগরির এখনো কোনো সাধারণ একক নেই। একবার Add quantity চেপে সেভ করুন, এরপর থেকে মনে রাখবে।
- রিপোর্টে প্রতি এককের দাম নেই। ক্যাটাগরিতে একাধিক এককের এন্ট্রি আছে।