যে মাল এসেছে সেটা কীভাবে লিখে রাখব?

Suppliers & bills-এ সাপ্লায়ারটা খুলে Goods received চাপুন। যত রকম মাল এসেছে, প্রতিটার জন্য পরিমাণ, একক আর একক দামসহ একটা করে লাইন দিন, তারপর Save & make slip চাপুন। প্রতিটা লাইন সাপ্লায়ারের বিলও হয়ে যায়, তাই বিল আলাদা করে আর লিখতে হয় না।

কোথায় পাবেন

Admin › ERP › Production Department › Suppliers & bills (প্রোডাকশন বিভাগ), তারপর একজন সাপ্লায়ার খুলুন।

আপনার Goods received বা Supplier bills & payments ফিচার থাকলে (অথবা আপনি দোকানের মালিক হলে) Goods received বাটন দেখবেন। Admin, Manager আর Production Manager-এর এটা শুরু থেকেই থাকে। যাঁর শুধু "Goods received" আছে, তিনি মাল আসা লিখতে পারেন, কিন্তু সাপ্লায়ার কত টাকা পাবে তা দেখেন না।

ধাপে ধাপে

1. Suppliers & bills-এ গিয়ে সাপ্লায়ারটা খুলুন, যেমন "করিম ফেব্রিকস"।
2. Goods received চাপুন।
3. প্রথম লাইনে তালিকা থেকে Goods বাছুন। নতুন কিছু হলে Others — a new name… বেছে নাম লিখুন।
4. Quantity লিখুন, Unit বাছুন (kg, pcs, gaj, yard, meter, roll, dozen, bosta বা set), আর Unit price (৳) লিখুন। নিচে লাইনের মোট দেখায়।
5. একই ডেলিভারির অন্য প্রতিটা মালের জন্য Add another goods চাপুন। Total of this delivery-তে সাথে সাথে যোগ হতে থাকে।
6. Date আর Received by (শুরুতে আপনি) দেখে নিন।
7. দরকার হলে Challan photo (চালানের ছবি বা PDF) আর Note দিন, যেমন "২০ পিস নষ্ট"।
8. Save & make slip চাপুন।

একটা মেসেজে নিশ্চিত করা হয়, সাথে Slip for … — download & send বাটন, যেটা সাপ্লায়ারকে পাঠাতে পারেন।

জেনে রাখুন

• প্রতিটা লাইন একটা বিল: পরিমাণ × একক দাম, ডেলিভারির তারিখে। নতুন মালের একক দাম দিতেই হয়।
• আগের বিলের মাল। মাল আসার আগে বিল লিখে রাখলে সেটার জিনিস Still to come on an earlier bill-এর নিচে দেখায়, কতটা আসা বাকি সেটাসহ। সেটা বেছে যতটা এসেছে লিখুন; তখন নতুন বিল হয় না।
• এক ডেলিভারিতে একটা ছবি। চালানের ছবিটা পুরো ডেলিভারির, আলাদা লাইনের নয় (সর্বোচ্চ ৫ MB)।
• নতুন নাম থেকে যায়। নতুন মালের নাম পরের বারের জন্য তালিকায় যোগ হয়।
• এক ডেলিভারিতে সর্বোচ্চ ৪০টা লাইন।
• মোছা। নিজের লেখা এক দিনের মধ্যে মুছতে পারেন; তারপর শুধু দোকানের মালিক (Super Admin) মুছতে পারেন। ওই এন্ট্রি থেকে যে বিল হয়েছিল, সেটাও সাথে মুছে যায়।
• সাপ্লায়ারের পেজে Goods received অংশে প্রতিটা ডেলিভারি দেখা যায়: তারিখ, কে নিয়েছেন, নোট, চালান আর স্লিপের লিংক।

সাধারণ সমস্যা

• "Line 2 (…): write the unit price." নতুন মালের দাম ০-এর বেশি দিতে হবে।
• Goods received বাটন নেই। আপনার কাজে Goods received নেই। দোকানের মালিককে যোগ করে দিতে বলুন।

আরও পড়ুন

• সাপ্লায়ার কীভাবে যোগ করব?
• সাপ্লায়ারের বিল আর পেমেন্ট কীভাবে লিখব?
• সাপ্লায়ারের হিসাব (স্টেটমেন্ট) কীভাবে দেখব?
• ফ্যাক্টরি থেকে বিক্রি কীভাবে লিখে রাখব?