কাস্টমার পরে টাকা দেবেন, এমন বিক্রি কীভাবে লিখব?

কাস্টমার যখন বিলের একটা অংশ এখন দেন, ক্যাশবুকে বিক্রিটা দুই অঙ্কসহ লিখুন: Total bill (মোট বিল) আর Paid now (এখন দিয়েছে)। শুধু হাতে পাওয়া টাকাটা অ্যাকাউন্টে যায়। বাকিটা কাস্টমারের বকেয়া, আদায় না হওয়া পর্যন্ত সেটা Customer dues (কাস্টমারের বকেয়া) তালিকায় থাকে।

কোথায় পাবেন

Admin › ERP › Accounts Department › Cashbook (হিসাব বিভাগ › ক্যাশবুক; নিজের ওয়ালেট থাকা স্টাফের কাছে My cashbook), Money in বাটন।

যারা টাকা আসার এন্ট্রি দিতে পারেন, সবাই পারেন: দোকানের মালিক, আর Own cash wallet (নিজের ক্যাশ ওয়ালেট) টিক থাকা স্টাফ (Admin, Manager আর Production Manager-এর এটা আছে)। তারা শুধু তাদের দেওয়া অ্যাকাউন্টগুলো ব্যবহার করেন।

শুরুর আগে

বিল আর বকেয়ার ঘর আসে শুধু Sale — can have a due (বিক্রি — বাকি থাকতে পারে) টিক দেওয়া ক্যাটাগরিতে। Sales from factory-তে এটা আগেই দেওয়া আছে। দোকানের মালিক Accounts Department › Income & expense types-এ অন্য Other income ক্যাটাগরিতেও টিক দিতে পারেন: ক্যাটাগরি এডিট করে Sale — can have a due টিক দিন।

ধাপে ধাপে

Money in চাপুন।
Category-তে বিক্রির ক্যাটাগরি বাছুন, যেমন Sales from factory। নিচে বিলের একটা বক্স খোলে।
Total bill (৳) লিখুন, যেমন ২,৮০০।
টাকার ঘরের নাম এখন Paid now (advance) (৳) (এখন দিয়েছে)। কাস্টমার এখন যা দিয়েছেন তা লিখুন, যেমন ১,০০০। শূন্যও হতে পারে।
Due (বকেয়া) নিজেই বাকিটা দেখায়: ৳১,৮০০।
Customer name আর Customer phone লিখুন। বকেয়া থাকলে দুটোই লাগবে।
টাকা কোন অ্যাকাউন্টে গেল তা বেছে Save চাপুন।

মেসেজ আসে "Money in saved — ৳1,800.00 still due from … It is on the Customer dues list."

উদাহরণ: Rangdhanu Fashion-এর ফ্যাক্টরির পাশের একটা দোকান ৳২,৮০০-তে ২০ পিস কিনল, নগদ দিল ৳১,০০০। Production Manager বিক্রিটা লিখলেন Total bill ২,৮০০ আর Paid now ১,০০০ দিয়ে। ফ্যাক্টরির ক্যাশে ৳১,০০০ বাড়ল, আর Customer dues-এ ৳১,৮০০ দেখাল।

কীভাবে কাজ করে

শুধু নগদটাই টাকা আসা। বকেয়া হলো আপনার পাওনা, হাতের টাকা নয়। অ্যাকাউন্টের ব্যালেন্স আর টাকা আসা বাড়ে শুধু যা দেওয়া হয়েছে ততটুকু।
ক্যাশবুকে বিক্রিটা দেখায় "Bill ৳2,800 · paid now ৳1,000 · Due ৳1,800" আর ফোন নম্বর, সাথে Collect (আদায়) বাটন।
এখনই পুরো দিয়ে দিয়েছেন? দুই ঘরে একই অঙ্ক লিখুন। Due-তে দেখাবে Paid in full।

জেনে রাখুন

পুরোনো বিক্রি বদলালে (বিল বা ফোন) অন্য যেকোনো টাকার পরিবর্তনের মতো মালিকের অনুমোদনে যায়।
আদায় হয়ে গেছে এমন বিক্রি মোছা যায় না, যতক্ষণ না আগে সেই আদায়ের এন্ট্রিগুলো মোছা হয়।
মালিকের Money position-এ (CEO ড্যাশবোর্ড) কাস্টমারদের বকেয়া যোগ হয় "Customer dues (to collect)" নামে।

সাধারণ সমস্যা

Total bill ঘর নেই। ক্যাটাগরিতে Sale — can have a due টিক নেই, অথবা সেটা Other income ধরনের নয়। মালিককে টিক দিতে বলুন।
"Paid now cannot be more than the total bill." দুই অঙ্ক আবার দেখুন।
"Write the customer's name — there is a due." / "Write the customer's phone — there is a due." লিখে দিন, যাতে জানেন কার কাছ থেকে আদায় করবেন।