অগ্রিম কাটা হয় সেই মাসের বেতন থেকে, যে মাসে দেওয়া হয়েছে। কিন্তু বেতন সাধারণত পরের মাসের প্রথম কয়েক দিনে দেওয়া হয়, আর তার আগেই কেউ অগ্রিম নিতে পারেন। Payroll পেজ থেকে এমন আগাম অগ্রিম যে মাসের বেতন দিচ্ছেন, সেখান থেকেই কাটা যায় — পুরো এক মাস অপেক্ষা করতে হয় না।
কোথায় পাবেন
Admin › ERP › HR Department › Payroll (এইচআর বিভাগ › বেতন)। যে মাসের বেতন দিচ্ছেন সেটা খুলুন (চলতি মাস নয়)। এমন অগ্রিম থাকলে সেখানে Advances given in … — cut them from …'s salary? কার্ড দেখায়। Payroll দেখেন শুধু দোকানের মালিক (Super Admin)।
কীভাবে কাজ করে
- অগ্রিম আগের মতোই ক্যাশবুক থেকে দিন: Money out, খাত Staff advance (অগ্রিম), মানুষটাকে বেছে।
- Payroll-এ আগের মাস খুলুন। কার্ডে তালিকার মানুষদের পরের মাসে নেওয়া প্রতিটা অগ্রিম তারিখ আর টাকাসহ থাকে। সবগুলোতে টিক দেওয়া থাকে।
- যেটা দেওয়ার মাসেই রাখতে চান, তার টিক তুলে দিন।
- Cut the ticked ones from …'s salary চাপুন। যাঁদের বেতন এখনো চেক হয়নি, সাথে সাথে আবার হিসাব হয়।
- পরের মাসে তাঁদের এই অগ্রিম আর দেখায় না, তাই দুবার কাটা হয় না।
উদাহরণ: "রংধনু ফ্যাশন"-এ অক্টোবরের বেতন দেওয়া হয় ৪ নভেম্বর। একজন কর্মী ২ নভেম্বর ৳১,০০০ অগ্রিম নিলেন। অক্টোবরের Payroll-এ মালিক দেখলেন "Advances given in November — cut them from October's salary?", টিক রেখে বোতাম চাপলেন। এখন অক্টোবরের স্লিপে ৳১,০০০ কাটা, নভেম্বরের স্লিপে আর কাটবে না।
ফিরিয়ে দিতে
Already cut from …'s salary অংশে সরানো প্রতিটা অগ্রিমের পাশে put back in … (যে মাসে দেওয়া) থাকে। চাপলে বেতন আবার হিসাব হয়, অগ্রিমটা ছাড়া।
জেনে রাখুন
- চেক বা পেইড বেতন বদলায় না। মেসেজে তাঁদের নাম আসে: "Not moved — salary already checked or paid"। চেক করা স্লিপে Open again, বা পেইড মাসে Undo payments চেপে আবার চেষ্টা করুন।
- কার্ড শুধু আগের মাসগুলোতে দেখায়, আর শুধু ঠিক পরের মাসে দেওয়া অগ্রিমের জন্য।
- স্লিপ হিসাব হওয়ার আগেই Payroll-এর Advance কলামে ক্যাশবুক থেকে প্রতিজনের অগ্রিম দেখায়।
- অনুমোদনের অপেক্ষায়। অন্য কেউ অগ্রিম লিখলে সেটা Super Admin-এর অনুমোদনের অপেক্ষায় থাকে, অনুমোদন না হওয়া পর্যন্ত কাটা হয় না। Advances taken বক্সে এমন টাকা "waiting for approval" হিসেবে দেখায়, অনুমোদনের লিংকসহ।
সাধারণ সমস্যা
- কার্ড দেখাচ্ছে না। আপনি চলতি মাসে আছেন, বা তালিকার কেউ পরের মাসে স্টাফ অগ্রিম নেননি।
- পরের মাসেও অগ্রিম কাটা দেখাচ্ছে। সরানোর আগেই ওই মাসের স্লিপ হিসাব হয়েছিল। সেখানে Work out again চাপুন।