অগ্রিম কীভাবে বেতন থেকে কাটা যায়?

স্টাফকে অগ্রিম দিলে ক্যাশবুকে Money out হিসেবে Staff advance (অগ্রিম) খাতে লিখুন আর মানুষটাকে বেছে নিন। ওই মাসের বেতন স্লিপ এমন সব এন্ট্রি যোগ করে Advance taken this month লাইনে বেতন থেকে কেটে নেয়।

কোথায় পাবেন

অগ্রিম দিতে: Admin › ERP › Accounts Department › Cashbook (হিসাব বিভাগ › ক্যাশবুক), বোতাম Money out।
বেতনে দেখতে: Admin › ERP › HR Department › Payroll (এইচআর বিভাগ › বেতন)-এর Advance কলামে, আর প্রতিটা স্লিপে।

কীভাবে কাজ করে

টাকা হাতে দিয়ে ক্যাশবুকে Money out চাপুন।
খাত বাছুন Staff advance (অগ্রিম)। তখন Staff member ঘর আসে; মানুষটাকে বেছে নেওয়া বাধ্যতামূলক।
অ্যাকাউন্ট, তারিখ আর টাকা লিখে সেভ করুন।
ওই মাসের স্লিপ হিসাব হলে মানুষটার নামে সেই মাসের তারিখে যত Staff advance money-out আছে, সব যোগ হয়ে কাটা যায়: To pay = Earned − Cut − ওই মাসের অগ্রিম।

উদাহরণ: "রংধনু ফ্যাশন"-এর একজন কর্মীর আয় ৳১২,০০০, কাটা ৳৩০০। তিনি ৮ অক্টোবর ৳২,০০০ আর ২০ অক্টোবর ৳১,০০০ অগ্রিম নিলেন। অক্টোবরের স্লিপে Advance taken this month ৳৩,০০০, আর To pay ৳৮,৭০০।

জেনে রাখুন

তারিখ ঠিক করে কোন মাস। ২ নভেম্বরের তারিখে লেখা অগ্রিম নভেম্বরের বেতন থেকে কাটা যায়, অক্টোবরের নয়।
আবেদন মঞ্জুর মানে টাকা দেওয়া নয়। স্টাফ Advance request (অগ্রিম টাকার আবেদন) পাঠালে আর তা মঞ্জুর হলে এখনো কিছু কাটা হয় না। মঞ্জুর করা আবেদনে Give the advance চাপুন: ক্যাশবুকের এন্ট্রি ভরা অবস্থায় খোলে (Staff advance, মানুষটা, মঞ্জুর করা টাকা)। কাটা হয় শুধু ক্যাশবুকের এন্ট্রি।
স্লিপ বানানোর পরে অগ্রিম লিখলে স্লিপে Work out again চাপুন। অগ্রিম লিখলে স্লিপ নিজে আপডেট হয় না।
পুরো অগ্রিম ওই মাসেই কাটা যায়। একটা অগ্রিম কয়েক মাসে ভাগ করে কাটার কোনো সেটিং নেই।
প্রতিটা দোকানে শুরু থেকেই Staff advance (অগ্রিম) আর Salary খাত থাকে, আলাদা করে বানাতে হয় না।
স্টাফ নিজের অগ্রিম দেখেন তাদের My salary (আমার বেতন) পেজে: কবে কত নিয়েছেন আর বেতন থেকে কত কাটা হয়েছে।

সাধারণ সমস্যা

স্লিপে অগ্রিম আসেনি। এন্ট্রিটা Staff advance (অগ্রিম) খাতে, সঠিক মানুষের নামে আর ওই মাসের তারিখে আছে কিনা দেখুন। তারপর স্লিপে Work out again চাপুন।
"Choose whose advance this is — it is cut from their salary." Staff advance খাত বেছেছেন কিন্তু মানুষটাকে বাছেননি।
To pay মাইনাসে চলে গেছে। ওই মাসের অগ্রিম বেতনের চেয়ে বেশি। বাকিটা নিজে থেকে পরের মাসে যায় না; মানুষটার সঙ্গে কথা বলে মেটান, যেমন পরের কোনো স্লিপে Other cut দিয়ে।