দুটো স্বয়ংক্রিয় উত্তর যোগ করুন: একটার trigger A new customer's first message (welcome), আরেকটার Message outside office hours (away)। এরপর সিস্টেম নিজেই এগুলো পাঠাবে, আর আপনার সেলাররা আগের মতোই কাস্টমারকে উত্তর দেবেন।
কোথায় পাবেন
Admin › CRM › Inbox › Replies & automations (সিআরএম › ইনবক্স), তারপর Automatic answers ট্যাব।
এর জন্য Inbox settings ফিচার লাগে (মালিক আর Admin রোলের থাকে)।
ধাপে ধাপে
- Automatic answers ট্যাব খুলুন।
- New automatic answer-এ একটা নাম দিন, যেমন "ওয়েলকাম"।
- A new customer's first message (welcome) বেছে নিন।
- Every page রাখুন, অথবা প্রতিটা পেজের আলাদা কথা হলে একটা নির্দিষ্ট পেজ বেছে নিন।
- উত্তরটা লিখুন।
{name}এর জায়গায় কাস্টমারের নাম বসে যায়, যেমন "আসসালামু আলাইকুম {name}! রংধনু ফ্যাশনে মেসেজ দেওয়ার জন্য ধন্যবাদ।" - Add চাপুন।
- অ্যাওয়ে উত্তরের জন্য Message outside office hours (away) দিয়ে আরেকটা যোগ করুন, যেমন "এখন অফিস বন্ধ। সকাল ১০টা থেকে আমরা উত্তর দেব।"
- একই পেজের Office hours ঘরে আপনার অফিস সময় দিয়ে Save চাপুন।
যেভাবে কাজ করে
- ওয়েলকাম যায় যখন কোনো কাস্টমার একটা চ্যাটে একদম প্রথমবার মেসেজ দেন। আগে মেসেজ দেওয়া কাস্টমার আর পান না।
- অ্যাওয়ে যায় শুধু অফিস সময়ের বাইরে, আর একই কাস্টমারকে ১২ ঘণ্টায় একবারের বেশি না।
- প্রতি মেসেজে একটাই স্বয়ংক্রিয় উত্তর। আগে অ্যাওয়ে, তারপর শব্দের উত্তর, তারপর ওয়েলকাম। তাই রাতে নতুন কাস্টমার মেসেজ দিলে অ্যাওয়ে উত্তর পান, দুটো একসাথে না।
- স্বয়ংক্রিয় উত্তর চ্যাটে ধূসর দেখায়, পাশে লেখা থাকে "automatic"।
- এগুলো সেলারের ঘড়ি থামায় না। একজন মানুষ উত্তর না দেওয়া পর্যন্ত কাস্টমার অপেক্ষায় আছেন বলেই ধরা হয়।
জেনে রাখুন
- অফিস সময় শুরুতে থাকে ১০:০০ থেকে ২২:০০। Office hours ঘর থেকে বদলাতে পারেন।
- প্রতিটা উত্তরের পাশে লেখা থাকে কতবার used হয়েছে।
- মুছে না ফেলে বন্ধ রাখতে On চাপুন, আবার চালু করতে আবার চাপুন।
- লেখা বদলে নিচের Save চাপুন। সরাতে ডাস্টবিন চাপুন।
- এগুলো চ্যাটের জন্য। পোস্টের কমেন্টের আলাদা স্বয়ংক্রিয় উত্তর আছে, Comment on a post।
সাধারণ সমস্যা
- অ্যাওয়ে উত্তর যায়নি। এখন অফিস সময় চলছে (ঘরে লেখা থাকে "Now: office hours"), অথবা ওই কাস্টমার গত ১২ ঘণ্টায় একবার পেয়ে গেছেন।
- পুরনো কাস্টমার ওয়েলকাম পাননি। এটাই নিয়ম: ওয়েলকাম শুধু প্রথম মেসেজে যায়।
আরও পড়ুন
আরও সাহায্য লাগবে?
আমাদের ফেসবুক গ্রুপে জিজ্ঞেস করুন — টিম আর অন্য দোকান মালিকরা সেখানে উত্তর দেন।
গ্রুপে জিজ্ঞেস করুন →