নতুন কাস্টমার কোনো সেলারকে দেওয়া হলেই একটা ঘড়ি চালু হয়। সময় শেষ হওয়ার আগে সেলারকে প্রথম উত্তর পাঠাতে হয় (ডিফল্ট ২ মিনিট)। সতর্কতার মিনিট পার হলে কাউন্টডাউন লাল হয়ে যায়। সময় শেষ হলে চ্যাটটা পরের সেলারের কাছে চলে যায়, আর সেটা দেরির কারণে সরানো হিসেবে লেখা থাকে।
কোথায় পাবেন
কাউন্টডাউন দেখা যায় Admin › CRM › Inbox › Inbox-এ (সিআরএম › ইনবক্স) চ্যাটের উপরে, আর যেকোনো অ্যাডমিন পেজে লাল বক্স হিসেবে। মিনিটগুলো মালিক ঠিক করেন Admin › CRM › Inbox › Inbox settings › 2. Rules-এ।
কীভাবে কাজ করে
- ঘড়ি চালু হয় যখন চ্যাট আপনাকে দেওয়া হয়, অথবা কাস্টমার যখন লিখেছেন, এই দুটোর মধ্যে যেটা পরে।
- শুরুতে চ্যাটের উপরে কাউন্টডাউনসহ একটা হলুদ বার দেখা যায়।
- সতর্কতার মিনিট পার হলে (ডিফল্ট ১ মিনিট) বার লাল হয়ে যায়। আপনার খোলা যেকোনো অ্যাডমিন পেজেও কাউন্টডাউনসহ লাল বক্স আসে, ছোট একটা বিপ শব্দ হয়, আর অনুমতি দিলে ব্রাউজার নোটিফিকেশন আসে। Reply now (এখনই উত্তর দিন) চাপলে সোজা চ্যাটে চলে যাবেন।
- শূন্য হলে (ডিফল্ট ২ মিনিট) চ্যাটটা একই ভাগের নিয়মে অন্য সেলারের কাছে চলে যায়। চ্যাটের ইতিহাসে লেখা থাকে Late — not answered in time।
- অনেকবার সরার পর (ডিফল্ট ৩ বার) চ্যাট আর সরে না। সেটা Escalated হয়ে অফিসের জন্য অপেক্ষা করে। Telegram অ্যালার্ট যুক্ত থাকলে মালিক অ্যালার্ট পান।
উদাহরণ। রংধনু ফ্যাশনে একজন কাস্টমার ৩:০০-এ লিখলেন। চ্যাট গেল মিতুর কাছে। ৩:০১-এ তার কাউন্টডাউন লাল হলো। তিনি উত্তর দিলেন না, তাই ৩:০২-এ চ্যাট গেল রাফির কাছে, আর তার ঘড়ি চালু হলো।
জেনে রাখুন
- ঘড়ি শুধু নতুন কাস্টমারের জন্য। কোনো মানুষ প্রথম উত্তর না দেওয়া পর্যন্ত এটা চলে।
- উত্তর দিলে কাস্টমার থেকে যান। প্রথম উত্তরের পর ওই কাস্টমার স্থায়ীভাবে ওই সেলারের। পরের মেসেজগুলো ঘড়ি ছাড়াই একই সেলারের কাছে আসে। শুধু অফিস সরালে, অথবা ওই সেলার কাজ বন্ধ করলে সরে।
- কীসে ঘড়ি থামে। কোনো মানুষের পাঠানো লেখা, ছবি বা ফাইল, অথবা WhatsApp টেমপ্লেট। স্বয়ংক্রিয় উত্তর (ওয়েলকাম, অ্যাওয়ে, শব্দভিত্তিক উত্তর) ঘড়ি থামায় না।
- অন্য কেউ নিতে না পারলে চ্যাট আপনার কাছেই থাকে, আর ঘড়ি দেখা চলতে থাকে।
- বিরতিতেও ঘড়ি থামে না। বিরতির আগে পাওয়া নতুন কাস্টমারের ঘড়ি চলতে থাকে।
- দেরির কারণে সরানো চ্যাটগুলো Inbox performance রিপোর্টে প্রত্যেক সেলারের "সরে যাওয়া" চ্যাট হিসেবে দেখা যায়।
- মালিক সরানোর সময় ০ করে দিলে চ্যাট আর নিজে থেকে সরে না।
সাধারণ সমস্যা
- আমার তালিকা থেকে চ্যাট উধাও। ঘড়ির সময় শেষ হওয়ায় সেটা অন্য সেলারের কাছে চলে গেছে। নতুন কাস্টমারকে সময়ের মধ্যে উত্তর দিন।
- চ্যাট বারবার Escalated-এ জমছে। খুব কম সেলার সময়মতো উত্তর দিচ্ছেন। সেলার বাড়ান, অথবা 2. Rules-এ সময় একটু বাড়িয়ে দিন।
আরও পড়ুন
আরও সাহায্য লাগবে?
আমাদের ফেসবুক গ্রুপে জিজ্ঞেস করুন — টিম আর অন্য দোকান মালিকরা সেখানে উত্তর দেন।
গ্রুপে জিজ্ঞেস করুন →