ইনবক্সের অফিস সময় কীভাবে সেট করব?

ইনবক্সের Automatic answers ট্যাবের Office hours ঘরে অফিস সময় দিন: শুরুর সময়, শেষের সময়, তারপর Save। এই সময়ের বাইরে কেউ মেসেজ দিলে আপনার অ্যাওয়ে উত্তর পান।

কোথায় পাবেন

Admin › CRM › Inbox › Replies & automations (সিআরএম › ইনবক্স), তারপর Automatic answers ট্যাব। Office hours ঘরটা ডান পাশে।

এর জন্য Inbox settings ফিচার লাগে (মালিক আর Admin রোলের থাকে)।

ধাপে ধাপে

Automatic answers ট্যাব খুলুন।
Office hours ঘরে প্রথম সময় (কখন খোলেন) আর দ্বিতীয় সময় (কখন বন্ধ করেন) দিন।
Save চাপুন।
Message outside office hours (away) trigger দিয়ে একটা স্বয়ংক্রিয় উত্তর আছে আর সেটা On আছে কিনা দেখে নিন। ওটা না থাকলে অফিস সময়ের বাইরে কিছুই যায় না।

যেভাবে কাজ করে

শুরুতে সময় থাকে ১০:০০ থেকে ২২:০০।
সময়টা বাংলাদেশের সময়, আর প্রতিদিনের জন্য একই সময়।
রাত পেরোনো সময়ও চলে। বন্ধের সময় খোলার সময়ের চেয়ে আগে হলে, যেমন ১৮:০০ থেকে ০২:০০, অফিস সময় মাঝরাত পেরিয়ে চলে।
সবসময় খোলা: দুই ঘরে একই সময় দিন। তখন সবসময় অফিস সময় ধরা হয়, অ্যাওয়ে উত্তর কখনো যায় না।
ঘরটাতে লেখা থাকে এখন কোন অবস্থা: Now: office hours অথবা Now: outside office hours।

অফিস সময় কী বদলায়

এটা শুধু ঠিক করে অ্যাওয়ে উত্তর কখন যাবে। অফিস সময়ের বাইরে একজন কাস্টমার ১২ ঘণ্টায় সর্বোচ্চ একবার অ্যাওয়ে উত্তর পান।
এটা চ্যাট ভাগ হওয়া থামায় না। নতুন চ্যাট তখনো Available সেলারদের কাছে যায়, আর উত্তরের ঘড়িও চলে। রাতে কেউ কাজ না করলে সেলাররা যাওয়ার আগে Available বন্ধ করে দেবেন।

জেনে রাখুন

অ্যাওয়ে উত্তরে লিখে দিন কখন উত্তর দেবেন, যেমন "এখন অফিস বন্ধ। সকাল ১০টা থেকে আমরা উত্তর দেব।"
অফিস সময়ের বাইরে শব্দের উত্তর আর ওয়েলকামের আগে অ্যাওয়ে উত্তর যায়। প্রতি মেসেজে কাস্টমার একটাই স্বয়ংক্রিয় উত্তর পান।

সাধারণ সমস্যা

দিনের বেলাতেও কাস্টমাররা অ্যাওয়ে উত্তর পাচ্ছেন। দুটো সময় আবার দেখুন। বন্ধের সময় খোলার সময়ের আগে হলে অফিস সময় রাতভর ধরা হয়।
কেউ অ্যাওয়ে উত্তর পাচ্ছেন না। অ্যাওয়ে উত্তর নেই বা বন্ধ, অথবা দুই ঘরে একই সময় দেওয়া।