ফাইল থেকে হাজিরা কীভাবে আনব?

Attendance পেজ খুলে Bring in file-এর পাশে আপনার Excel বা CSV ফাইলটা বেছে নিয়ে বাটনটা চাপুন। কার্ড-মেশিন আইডি মিলিয়ে পাঞ্চগুলো ঠিক মানুষের নামে বসে যায়, আর তাদের দিনগুলো সঙ্গে সঙ্গে হিসাব হয়ে যায়।

কোথায় পাবেন

Admin › ERP › HR Department › Attendance (এইচআর বিভাগ › হাজিরা)। দোকানের মালিক এটা দেখেন। যার Attendance ফিচার আছে সেও দেখে। Admin আর Manager জবে এই ফিচার আগে থেকেই দেওয়া থাকে।

ধাপে ধাপে

1. কার্ড মেশিনের সফটওয়্যার থেকে পাঞ্চগুলো Excel (.xlsx, .xls) বা CSV ফাইলে export করুন।
2. দেখে নিন ফাইলে একটা হেডার লাইন আছে: একটা ID কলাম (User ID, card, Emp ID…), একটা Date কলাম, আর হয় একটা Time কলাম, নয়তো In আর Out কলাম।
3. Attendance-এ যান।
4. Bring in file-এর পাশে ফাইলটা বেছে নিন, তারপর Bring in file চাপুন।
5. সবুজ মেসেজটা পড়ুন: কয়টা পাঞ্চ পড়া হলো আর কয়টা নতুন, সেটা লেখা থাকে।
6. হলুদ বক্সে RAMS users not linked to anyone দেখালে প্রতিটা আইডির জন্য সঠিক মানুষটা বেছে Link চাপুন। তখন তাদের দিনগুলো ভরে যাবে।

ফাইল কীভাবে পড়া হয়

• প্রতি লাইনে একটা পাঞ্চ: ID, তারিখ, সময়। দিনের প্রথম পাঞ্চ In, শেষ পাঞ্চ Out।
• প্রতি লাইনে একটা দিন: ID, তারিখ, In, Out। দুটো সময়ই পাঞ্চ হিসেবে ধরা হয়।
• হেডার প্রথম ১৫ লাইনের মধ্যে যেকোনো জায়গায় থাকতে পারে। আইডি বা তারিখ ছাড়া লাইন বাদ যায়।
• "05" আর "5" একই মানুষ ধরা হয়।
• ভোর ৫টার আগের পাঞ্চ আগের দিনের হিসাবে যায়, তাই মাঝরাত পেরোনো ওভারটাইম ঠিক দিনেই থাকে।

জেনে রাখুন

• একই পাঞ্চ দুবার ঢোকে না। আগে থেকে সেভ থাকা পাঞ্চ আর যোগ হয় না। তাই একই ফাইল দুবার আনলেও সমস্যা নেই।
• আইডিটা স্টাফ প্রোফাইলে থাকতে হবে। Staff-এ গিয়ে প্রত্যেকের প্রোফাইলে Card-machine ID দিন। অচেনা আইডির পাঞ্চগুলো লিংক না হওয়া পর্যন্ত অপেক্ষায় থাকে।
• হাতে ঠিক করা দিন বদলায় না। আপনি যা লিখেছেন সেটাই থাকে, ফাইল সেটা মুছে দেয় না।
• যেদিন পাঞ্চ নেই। ফাইলে কারও প্রথম আর শেষ পাঞ্চের মাঝের দিনগুলো সঙ্গে সঙ্গে হিসাব হয়। কাজের দিনে কোনো পাঞ্চ না থাকলে সেদিন অনুপস্থিত ধরা হয়। Payroll পেজে Work out চাপলে পুরো মাস আবার হিসাব হয়।
• ফাইলের সাইজ: সর্বোচ্চ ২০ MB।

সাধারণ সমস্যা

• "Could not find the columns." লেখা আসছে। হেডার লাইন নেই, বা কলামের নাম অন্যরকম। কলামগুলোর নাম ID, Date আর Time (বা In আর Out) করে আবার চেষ্টা করুন।
• "0 new" দেখাচ্ছে। এই পাঞ্চগুলো আগেই সেভ হয়ে আছে।
• কারও দিন ফাঁকা থেকে যাচ্ছে। তার প্রোফাইলে কার্ড-মেশিন আইডি নেই, বা অন্য আইডি দেওয়া। প্রোফাইলে ঠিক করুন, অথবা Link ব্যবহার করুন।

আরও পড়ুন

• কার্ড মেশিনের নাম স্টাফের সাথে কীভাবে মেলাব?
• মেশিন থেকে হাজিরা কতক্ষণ পরপর আসে?
• নতুন স্টাফ কীভাবে যোগ করব?
• ছুটির দিন বা বন্ধের দিন কীভাবে দেব?