কাস্টমার বাকি টাকা দিলে Customer dues (কাস্টমারের বকেয়া) খুলুন, তার বিক্রিতে Collect due (বকেয়া আদায়) চাপুন, কত দিলেন আর কোন অ্যাকাউন্টে গেল লিখে Collect (আদায়) চাপুন। পুরোটা দিয়ে দিলে Mark fully paid (পুরো পরিশোধ হয়েছে) চাপুন। প্রতিটা আদায় নতুন একটা টাকা আসার এন্ট্রি হিসেবে সেভ হয়, তাই পুরোনো বিক্রি যেমন ছিল তেমনই থাকে।
কোথায় পাবেন
- Admin › ERP › Accounts Department › Customer dues (হিসাব বিভাগ › কাস্টমারের বকেয়া), প্রতিটা সারিতে Collect due বাটন।
- ক্যাশবুক: যে বিক্রিতে এখনো বকেয়া আছে, তাতে Collect বাটন। ক্যাশবুকের উপরেও Customer dues বাটন আছে।
ধাপে ধাপে
- Customer dues-এ বিক্রিটা খুঁজুন। তালিকা লম্বা হলে নাম, ফোন বা রেফারেন্স দিয়ে সার্চ করুন।
- Collect due চাপুন। একটা জানালায় কাস্টমার আর বকেয়া দেখায়।
- Amount collected (৳) (আদায়ের পরিমাণ)-এ শুরুতে পুরো বকেয়া লেখা থাকে। আংশিক দিলে বদলে দিন, যেমন ৳১,৮০০-র মধ্যে ৮০০।
- Date দেখুন (আজ, বা যেদিন টাকা পেয়েছেন; বিক্রির আগের দিন বা ভবিষ্যতের দিন চলবে না)।
- Into account (কোন অ্যাকাউন্টে) বাছুন: টাকা কোথায় গেল।
- চাইলে Note লিখুন, যেমন "বিকাশে দিয়েছে"।
- Collect চাপুন। মেসেজ আসে, যেমন "৳800.00 collected from … — ৳1,000.00 still due."
পুরোটা দিয়ে দিয়েছেন? তার বদলে Mark fully paid চেপে কনফার্ম করুন। পুরো বকেয়া এখনই আদায় হিসেবে লেখা হয়, আপনার বাছাই করা অ্যাকাউন্টে।
উদাহরণ: Rangdhanu Fashion-এর কাছে একটা দোকানের ৩ নভেম্বরের বিক্রির ৳১,৮০০ বাকি। ১০ নভেম্বর তিনি নগদ ৳৮০০ দিলেন: Production Manager ফ্যাক্টরির ক্যাশে ৳৮০০ আদায় লিখলেন। ২০ নভেম্বর বাকিটা বিকাশে দিলেন: তিনি বিকাশ অ্যাকাউন্ট বেছে Mark fully paid চাপলেন। বিক্রিটায় এখন Paid লেখা।
কীভাবে কাজ করে
- প্রতিবার নতুন এন্ট্রি। প্রতিটা আদায় Due collection (বকেয়া আদায়) ক্যাটাগরিতে একটা টাকা আসার এন্ট্রি, বিক্রিটার সাথে জোড়া, একই কাস্টমার, ফোন আর রেফারেন্সসহ।
- অনুমোদন লাগে না। পুরোনো কিছু বদলায় না, তাই মালিকের জন্য অপেক্ষা করতে হয় না।
- টাকা আসা বাড়ে যতটা আদায় হলো, যেদিন আদায় হলো সেদিনে।
- ক্যাশবুকে বিক্রির সারিতে তারপর দেখায় "collected later ৳…" আর বাকি বকেয়া, অথবা Paid।
কে আদায় করতে পারেন
| কে | কোন বকেয়া |
|---|---|
| দোকানের মালিক (Super Admin), Admin, Production Manager | সব কাস্টমারের বকেয়া |
| Own cash wallet থাকা অন্যরা (যেমন Manager) | শুধু নিজে যে বিক্রিগুলো লিখেছেন |
সবাই শুধু নিজের ব্যবহারের অ্যাকাউন্টে আদায় করেন।
সাধারণ সমস্যা
- "The due is ৳… — collect that much or less." পাওনার চেয়ে বেশি লিখেছেন। বকেয়ার সমান বা কম লিখুন।
- "This sale is already fully paid." কেউ আগেই আদায় করে ফেলেছেন। Paid ট্যাব দেখুন।
- "The collection cannot be before the sale." বিক্রির দিন বা তার পরের কোনো দিন বাছুন।
- "You cannot use this account." আপনার নিজের অ্যাকাউন্টগুলোর একটা বাছুন।
- ভুল আদায় লিখে ফেলেছেন। এটা ক্যাশবুকের সাধারণ এন্ট্রি: মালিককে মুছতে বা বদলাতে বলুন।