Requests & messages খুলুন, আবেদনটায় ক্লিক করুন, তারপর Decide বক্সে Approve বা Reject চাপুন। ছুটি, কার্ড পাঞ্চ না হওয়া বা জরিমানা মাফের আবেদন মঞ্জুর করলে ওই স্টাফের হাজিরার দিনগুলো নিজে থেকেই বদলে যায়, আর বেতন আবার হিসাব হয়।
কোথায় পাবেন
Admin › My workspace › Requests & messages (আমার কাজ › আবেদন ও মেসেজ)। প্রতিটা লগইনেই এই লিংক আছে। পাশে একটা সংখ্যা দেখায়, কয়টা আবেদন বা উত্তর এখনো পড়া হয়নি; সেগুলো সবার ওপরে New for you-তে (আপনার জন্য নতুন) থাকে।
কে কোন আবেদনে সিদ্ধান্ত দেন
| আবেদন | কে মঞ্জুর বা বাতিল করতে পারেন |
|---|---|
| ছুটি (Leave) | শুধু Super Admin (দোকানের মালিক / CEO)। অন্য কারো কাছে গেলে তিনি শুধু Forward করতে পারেন। |
| অগ্রিম (Advance) | Super Admin, Admin, অথবা যে Manager, Production Manager বা Marketing Manager-কে (নামে বা রোলে) পাঠানো হয়েছে |
| কার্ড পাঞ্চ হয়নি, জরিমানা মাফ | Super Admin বা Admin |
নিজের আবেদন কেউ নিজে মঞ্জুর করতে পারে না। Admin বা Manager দেখেন তাকে বা তার রোলকে পাঠানো আবেদন। মালিক Everyone's ট্যাবে সবার আবেদন দেখেন।
ধাপে ধাপে
- Requests & messages-এ যান। To me ট্যাবে আপনাকে বা আপনার রোলকে পাঠানো সব আবেদন থাকে, কয়টা খোলা আছে সেটাও লেখা থাকে।
- আবেদনে ক্লিক করে খুলুন। উপরে লেখা থাকে কে পাঠিয়েছে, কাকে পাঠিয়েছে, আর ছোট করে কী চেয়েছে (যেমন "Leave 12 Nov – 14 Nov (3 day(s))")।
- Decide বক্সটা পড়ুন। মঞ্জুর করলে ঠিক কী হবে, সেটা সেখানে লেখা থাকে।
- চাইলে Note to them ঘরে একটা নোট লিখুন। এটা কথোপকথনে যোগ হয়।
- Approve বা Reject চাপুন।
- আগে কিছু জানতে চাইলে নিচের উত্তরের ঘরে লিখে Send চাপুন। আবেদনটা খোলা থাকবে।
মঞ্জুর করলে কী হয়
| আবেদন | মঞ্জুর করলে |
|---|---|
| ছুটি (Leave) | শুধু CEO / Super Admin দেন। প্রতিটা দিনের জন্য বাছুন Paid leave (no cut) নাকি Salary cut (not paid) — অথবা All paid leave / All salary cut চাপুন। বেতনসহ দিন হয় "Leave (no cut)"; কাটা দিন হয় "Leave (salary cut)" — অনুপস্থিতির মতো বেতন থেকে কাটা যায় (ওই মাসে অ্যাটেনডেন্স বোনাসও হয় না)। |
| কার্ড পাঞ্চ হয়নি (Card not punched) | দিনটা পুরো Present হয় (সাপ্তাহিক ছুটির দিনে পুরো Worked on day off), স্টাফ যে সময় লিখেছে সেই সময়সহ। একবার পাঞ্চের অর্ধেক দিন পুরো দিন ধরা হয়। লেখা ঢোকার সময় থেকে লেট গোনা হয়। |
| জরিমানা মাফ (Fine waiver) | ওই দিনের লেট আর পাঞ্চ মিসের জরিমানা মাফ হয়, অনুপস্থিত থাকলে সেটা ছুটি হয়ে যায়। অর্ধেক দিন অর্ধেকই থাকে। স্টাফ কোনো কাস্টম জরিমানা বাছাই করলে শুধু সেটাই মাফ হয়, দিন বদলায় না। |
| অগ্রিম (Advance) | নিজে থেকে কোনো টাকা দেওয়া হয় না। মঞ্জুরের আগে টাকার অঙ্ক বদলানো যায় (চাওয়ার চেয়ে কম বা বেশি)। তারপর Give the advance চাপলে ক্যাশবুকের এন্ট্রি ভরা অবস্থায় খোলে। শুধু সেই এন্ট্রিটাই বেতন থেকে কাটা হয়। |
ছুটি, কার্ড আর জরিমানার আবেদনে, ওই মাসের বেতন আগে তৈরি হয়ে থাকলে সেটা আবার হিসাব হয় (চেক করা বা দেওয়া বেতন নয়)।
জেনে রাখুন
- সামনের ছুটিও বসে যায়। ছুটি মঞ্জুর করলে চাওয়া সব দিন বদলায়, সামনের দিনগুলোও। কার্ড বা জরিমানার আবেদনে শুধু পেরিয়ে যাওয়া দিন (বা আজ) বদলায়।
- Card not punched আবেদন বাতিল করলে দিনটা অর্ধেক দিনই থাকে। স্টাফ সেটা My attendance-এ দেখেন।
- স্টাফ প্রোফাইল না থাকলে দিন বদলায় না। পাঠানো লগইনটা কোনো স্টাফ প্রোফাইলের সাথে যুক্ত না থাকলে বক্সে সতর্কবার্তা আসে, আর মঞ্জুর করলেও কোনো দিন বদলায় না।
- সাধারণ মেসেজ মঞ্জুর করার কিছু নেই। শুধু উত্তর দিন। কাজ শেষ হলে প্রাপক বা প্রেরক Mark done চাপবেন।
- বন্ধ করা মেসেজে কেউ উত্তর দিলে সেটা আবার খুলে যায়।
সাধারণ সমস্যা
- Decide বক্স দেখা যাচ্ছে না। আবেদনটায় সিদ্ধান্ত দেওয়ার দায়িত্ব আপনার নয় (উপরের টেবিল দেখুন), অথবা এটা আপনার নিজের, অথবা সাধারণ মেসেজ, অথবা আগেই সিদ্ধান্ত হয়ে গেছে। এর বদলে Forward বক্স দেখলে Admin বা CEO-র কাছে পাঠিয়ে দিন।
- অগ্রিম বেতন স্লিপে আসেনি। মঞ্জুর করলে টাকা দেওয়া হয় না। Cashbook-এ স্টাফ অগ্রিমের ক্যাটাগরিতে টাকাটা লিখুন আর স্টাফ বেছে দিন।
আরও পড়ুন
আরও সাহায্য লাগবে?
আমাদের ফেসবুক গ্রুপে জিজ্ঞেস করুন — টিম আর অন্য দোকান মালিকরা সেখানে উত্তর দেন।
গ্রুপে জিজ্ঞেস করুন →