টাকার হিসাবের পরিবর্তন কীভাবে অনুমোদন বা বাতিল করব?

স্টাফ কেউ টাকার কোনো এন্ট্রি বদলাতে বা মুছতে চাইলে সেটা সাথে সাথে হয় না, Need approval-এ (অনুমোদন দরকার) আপনার সিদ্ধান্তের জন্য অপেক্ষা করে। রিকোয়েস্টটা খুলে আগের আর নতুন অঙ্ক মিলিয়ে দেখুন, তারপর Approve বা Refuse চাপুন।

কোথায় পাবেন

Admin › ERP › Accounts Department › Need approval (হিসাব বিভাগ › অনুমোদন দরকার), আগে যার নাম ছিল Change approvals। লিংকের পাশে ছোট একটা সংখ্যা দেখায় কয়টা অপেক্ষায় আছে, নতুন এন্ট্রিসহ।

সবার রিকোয়েস্ট দেখতে আর অনুমোদন দিতে পারেন শুধু দোকানের মালিক (Super Admin)। ক্যাশবুক বা সাপ্লায়ার বিল নিয়ে কাজ করা স্টাফও এই লিংক দেখেন, তবে শুধু নিজের রিকোয়েস্টগুলো, কোনো বোতাম ছাড়া।

ধাপে ধাপে

Need approval খুলুন। প্রথমে Waiting (অপেক্ষায়) ট্যাব খোলে।
নিচে Changes & deletes (পরিবর্তন ও মুছে ফেলা) অংশে যান (এর উপরে New entries-এ থাকে গোনার অপেক্ষায় থাকা নতুন এন্ট্রি)।
প্রতিটা রিকোয়েস্টের উপরের লাইনে দেখুন: Change নাকি Delete, কোন ধরনের এন্ট্রি (Cashbook entry, Supplier bill বা Factory sale), তারিখ আর টাকার অঙ্ক।
তার নিচে লেখা থাকে কে চেয়েছেন, কখন, আর কী কারণ লিখেছেন।
পরিবর্তনের রিকোয়েস্টে ছোট একটা টেবিলে শুধু বদলানো ঘরগুলো আসে: Now (এখন যা সেভ আছে) আর Asked (যা চাওয়া হয়েছে)। নতুন রসিদের ছবি দিলে New receipt চেপে দেখে নিন।
মুছে ফেলার রিকোয়েস্টে এন্ট্রিটা এখন যেমন আছে তেমন দেখায়।
চাইলে ওই স্টাফের জন্য ছোট একটা নোট লিখুন (৫০০ অক্ষর পর্যন্ত)।
পরিবর্তনটা করতে Approve (অনুমোদন দিন) চাপুন, আর এন্ট্রি আগের মতো রাখতে Refuse (বাতিল করুন) চাপুন।
আগের সিদ্ধান্তগুলো দেখতে Decided (সিদ্ধান্ত হয়েছে) ট্যাব খুলুন। সেখানে কে, কখন সিদ্ধান্ত দিয়েছেন আর নোট সব থাকে।

জেনে রাখুন

Approve চাপলে ঠিক যেভাবে চাওয়া হয়েছিল সেভাবেই পরিবর্তন হয়। মুছে ফেলার রিকোয়েস্ট হলে এন্ট্রিটা তালিকা আর হিসাব থেকে সরে যায়।
Refuse চাপলে এন্ট্রি একটুও বদলায় না। ওই রিকোয়েস্টের সাথে পাঠানো নতুন রসিদের ছবিও মুছে যায়।
একজন মানুষের একটা এন্ট্রির জন্য একটাই রিকোয়েস্ট অপেক্ষায় থাকে। আবার চাইলে নতুনটা আগেরটার জায়গা নেয়।
রিকোয়েস্ট অপেক্ষায় থাকার সময় ক্যাশবুকে আর সাপ্লায়ারের পেজে এন্ট্রির পাশে waiting লেখা থাকে।
সিদ্ধান্তের আগেই এন্ট্রিটা মুছে গিয়ে থাকলে Approve চাপলে রিকোয়েস্টটা "The entry was already gone." নোটসহ বন্ধ হয়ে যায়।
আপনি নিজে (Super Admin) এন্ট্রি সরাসরি বদলাতে বা মুছতে পারেন। আপনার নিজের পরিবর্তন এখানে অপেক্ষা করে না।
স্টাফের একদম নতুন এন্ট্রি পরিবর্তন নয়: সেটা New entries-এ অপেক্ষা করে আর সেখানেই অনুমোদন দিতে হয়। দেখুন স্টাফের টাকার এন্ট্রি কীভাবে অনুমোদন বা বাতিল করব?

সাধারণ সমস্যা

Approve বা Refuse বোতাম দেখা যাচ্ছে না। আপনি স্টাফ হিসেবে ঢুকেছেন। সিদ্ধান্ত দিতে পারেন শুধু Super Admin। কোনো টিক দিয়েই স্টাফকে এগুলো খুলে দেওয়া যায় না।
লাল রঙে "Not done" লেখা আসছে। পরিবর্তনটা করা যায়নি, তাই এন্ট্রি আগের মতোই আছে। মেসেজে কারণটা পড়ুন, তারপর স্টাফকে ঠিক করে আবার রিকোয়েস্ট পাঠাতে বলুন।