রিপ্লেসমেন্ট অর্ডার কীভাবে বানাব?

কোনো অর্ডার ফেরত এলে আর সেটা আবার বানিয়ে পাঠালে, সেটাকে রিপ্লেসমেন্ট হিসেবে তুলুন। নতুন অর্ডারের ফর্মে Replace টিক দিন আর ফেরত আসা অর্ডারের ইনভয়েস লিখুন। রিপ্লেসমেন্ট একই ইনভয়েস পায়, শেষে R যোগ হয়, তাই একই ইনভয়েস কখনো দুইবার ব্যবহার হয় না।

কোথায় পাবেন

Admin › ERP › Sales Department › Seller orders (সেলারের অর্ডার; সেলারের কাছে My Orders), তারপর New order। Replace (রিপ্লেস) টিক থাকে Call verified-এর পাশে।

যারা সেলারের অর্ডার বানান, সবাই এটা ব্যবহার করতে পারেন: সেলার ("Seller: own page only" ফিচার) আর সেলস টিম ("Sales team: every page")। শুধু যে অর্ডার আপনি দেখতে পান, সেটাই রিপ্লেস করা যায়।

ধাপে ধাপে

1. Seller orders খুলে New order চাপুন।
2. Call verified-এর পাশে Replace টিক দিন। একটা বক্স খুলবে।
3. Invoice of the order that came back ঘরে ইনভয়েস লিখুন, অথবা সম্প্রতি ফেরত আসা অর্ডারের তালিকা থেকে বাছুন।
4. বক্সের নিচের লাইনটা দেখুন। এতে লেখা থাকে কোন অর্ডার রিপ্লেস করছেন, তার কুরিয়ার স্ট্যাটাস আর নতুন ইনভয়েস, যেমন "Replaces RF120 (Cancelled / returned) → new invoice RF120R"।
5. কাস্টমারের নাম, ফোন, ঠিকানা, টাকা, রং আর বিবরণ আগের অর্ডার থেকে চলে আসে। যে ঘর আপনি আগেই পূরণ করেছেন, সেটা বদলায় না। যা আলাদা, শুধু সেটা ঠিক করুন।
6. Submit Order চাপুন।

জেনে রাখুন

• R, তারপর R2, R3। RF120-এর প্রথম রিপ্লেসমেন্ট RF120R। দ্বিতীয়টা RF120R2, তারপর RF120R3, সব সময় প্রথম ইনভয়েস থেকে গোনা। আপনার দোকানে বা কুরিয়ারে আগে ব্যবহার হওয়া ইনভয়েস বাদ দিয়ে পরেরটা নেয়।
• স্পেস বা বড়-ছোট হাতের অক্ষরে কিছু যায় আসে না আগের ইনভয়েস লেখার সময়।
• ইনভয়েস বদলায় না। Replace টিক থাকে শুধু নতুন অর্ডারে, আর পরে রিপ্লেসমেন্টের ইনভয়েস বদলানো যায় না।
• সহজে খুঁজে পাবেন। অর্ডারের তালিকায় Replacements আর Not replacements চিপ আর ফিল্টার আছে। রিপ্লেসমেন্টে বেগুনি Replacement ব্যাজ থাকে, সাথে আগের অর্ডারের লিংক। আগের অর্ডারে দেখায় Replaced by, রিপ্লেসমেন্টের লিংকসহ। কুরিয়ারের পার্সেল তালিকাতেও এগুলো চিহ্নিত থাকে।
• প্রিন্টেও। A4 পেজ আর ফ্যাক্টরি কার্ডে ইনভয়েসের নিচে লেখা থাকে "Replacement of RF120"।
• ডাবল অর্ডার না। একই ফোন হলেও রিপ্লেসমেন্টকে তার আগের অর্ডারের ডাবল অর্ডার ধরা হয় না।
• নতুন বিক্রি না। দিনের অর্ডারের সংখ্যায় এটা ধরা হয় না, আর গোনা হয় শুধু নিজের পার্সেল ডেলিভারি হলে।

সাধারণ সমস্যা

• "Replace: no order with invoice … in your orders." ইনভয়েস ভুল, অথবা অর্ডারটা এমন পেজের যেটা আপনি দেখতে পান না। ইনভয়েস দেখে নিন, বা সেলস টিমকে বলুন।
• আগের অর্ডার বাছার তালিকায় নেই। তালিকায় শুধু সাম্প্রতিক ফেরত বা আংশিক ডেলিভারি হওয়া অর্ডার থাকে। ইনভয়েস হাতে লিখে দিন।

আরও পড়ুন

• সেলারের বিক্রিতে রিপ্লেসমেন্ট অর্ডার কীভাবে গোনা হয়?
• ডাবল অর্ডারের সতর্কতা কী?
• ইনভয়েস নম্বর কীভাবে আসে আর যাচাই হয়?
• A4 অর্ডার প্রিন্টে কী কী থাকে?